Le guide de conformité

Votre entreprise respecte-t-elle la loi ? Le calcul du salaire est-il effectué correctement ? La coopération avec votre secrétariat social se déroule-t-elle bien ? Apprenez, sur la base de la législation sociale et de conseils utiles, comment vous pouvez mieux faire face à la conformité.

Contenu

  1. Le concept de conformité
  2. Le règlement de travail
  3. Le contrat de travail
  4. GDPR du règlement général sur la protection des données

1. Le concept de conformité

Que signifie la conformité ?

Le terme "compliance" vient du verbe "to comply", qui signifie "se conformer à". Il est utilisé pour indiquer qu'une organisation travaille en conformité avec les lois et règlements applicables. Si vous respectez la loi, votre entreprise fait tout dans les règles. Souvent, la conformité est réglementée par le biais de contrats, de procédures et de politiques. Celles-ci couvrent le contrôle financier et la paie, mais s'étendent également aux documents sociaux. Nous recommandons de commencer par le début de toute conformité liée à l'entreprise : la réglementation en matière d'emploi.

Tâches pour assurer la conformité

  1. Définissez les lois et règlements qui s'appliquent à votre organisation
  2. Évaluer les risques en termes de conformité à gérer
  3. Surveiller l'attitude et le comportement au sein de l'organisation et les adapter si nécessaire
  4. Signaler les manquements
  5. Suivi des changements dans les règlements existants et nouveaux
  6. Adapter les politiques sur la base des changements législatifs
  7. Suivi des procédures et politiques mises en œuvre
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2. Le règlement de travail

Pourquoi devez-vous établir des règlements de travail ?

En règle générale, il appartient à l'employeur d'établir un règlement de travail dès que votre entreprise compte un salarié. Il s'agit de la première étape pour se conformer à la loi et couvre essentiellement tous les droits et obligations de votre employé et de votre entreprise. Certaines déclarations sont requises par la loi en vertu des lois sociales. Vous pouvez les trouver ici. Mais vous pouvez également joindre vos propres accords pertinents.

Tout nouvel employé doit recevoir une copie du règlement de travail et recevoir la dernière version à chaque changement. C'est important, car sinon, il n'y a pas à proprement parler de conformité et l'employé n'est pas tenu de s'y conformer. En outre, il est judicieux de faire une copie du règlement de travail et de la remettre à l'employé.

De plus en plus, les règlements sont également disponibles sous forme électronique, mais cela ne suffit pas - il faut les remettre pour qu'ils soient conformes.

Que doit contenir votre règlement de travail ?

  1. La façon dont vous mesurez et contrôlez le travail pour déterminer les salaires
  2. Le mode, le moment et le lieu éventuel de paiement des salaires
  3. Les règles de détermination des délais de préavis/indemnité et des raisons impérieuses de licenciement sans préavis ni indemnité
  4. La durée des congés annuels et collectifs et les règles que vous utilisez pour les accorder
  5. Les lieux où la personne doit se trouver pour recevoir les premiers soins et où l'on peut trouver des trousses de premiers secours, ainsi que le service médical en cas d'accident du travail.
  6. Toutes les mesures prises contre le harcèlement, la violence et le harcèlement sexuel au travail
  7. Possibilité de retirer ou de modifier le crédit-temps si votre entreprise ne dispose pas d'organismes sociaux
  8. Références aux conventions collectives applicables aux conditions de travail et/ou aux conventions collectives au sein de l'entreprise
  9. Le texte intégral de la convention collective n° 25 sur l'égalité de rémunération entre les hommes et les femmes
  10. Le régime de retraite complémentaire et la cotisation personnelle des salariés, si votre entreprise ne dispose pas d'organismes sociaux
  11. Les noms des membres du conseil d'entreprise, du comité pour la prévention et la protection au travail et de la délégation syndicale.
  12. Les adresses des services d'inspection chargés de contrôler l'application des dispositions légales et réglementaires relatives à la protection des travailleurs
  13. Données de la caisse de subsistance, du secrétariat social, de la caisse d'allocations familiales, de la caisse des congés annuels, de l'assureur des accidents du travail, du conseiller interne en prévention et du service externe pour la prévention et la protection au travail.
  14. Le numéro de connexion de l'ONSS et le numéro de la commission paritaire
  15. Le lieu où la loi concernant la Banque-Carrefour est affichée
  16. L'attestation de consultation régulière des salariés

Les talons d'Achille du règlement de travail

Mais tout n'est pas aussi simple. Lors de l'élaboration de la réglementation en matière d'emploi, accordez une attention particulière à ces questions, car elles posent souvent des problèmes de conformité:

Feuilles de temps
Vous devez inclure les différentes feuilles de temps dans la réglementation. Vous devez mentionner le début, la fin et les pauses d'une journée de travail. Vous devez également indiquer quand l'entreprise est accessible aux employés travaillant en dehors de l'entreprise. Depuis le 1er octobre 2017, vous n'êtes plus tenu d'inclure tous les horaires à temps partiel. Toutefois, dans ce cas, le règlement doit contenir un cadre qui détermine la manière dont les horaires variables sont établis.

Jours fériés et jours de remplacement
Outre les jours fériés annuels et collectifs, votre règlement du travail doit également mentionner les jours fériés. Ce qui est moins connu, c'est que vous devez également conserver une copie du message par lequel vous informez l'entreprise des jours de remplacement choisis pour les jours fériés qui tombent un dimanche. En outre, décrivez les règles qui déterminent comment vos employés peuvent prendre un repos de rattrapage lorsqu'ils travaillent un jour férié ou un dimanche.

Droits et obligations du personnel d'encadrement
Décrivez de manière aussi détaillée que possible comment vous pouvez encadrer vos employés. Pourquoi ? Parce qu'une mesure de contrôle qui ne figure pas dans le règlement du travail peut être considérée comme illégale.

Sanctions disciplinaires
Le lourd mot en S a été abandonné. La réglementation du travail doit énumérer les sanctions possibles , en plus du comportement qu'elle sanctionne. Si vous ne le faites pas, vous ne pouvez pas les imposer si le besoin s'en fait sentir. Les sanctions peuvent se limiter à un avertissement verbal ou écrit, mais peuvent également inclure le licenciement (pour motif grave ou non). Vous devez annoncer la sanction le premier jour ouvrable après avoir découvert le manquement, sinon elle peut être nulle et non avenue. En tant qu'employeur, vous devez également pouvoir prouver que vous avez imposé la sanction en temps utile.

Politique préventive en matière d'alcool et de drogues
En tant qu'employeur du secteur privé, vous devez inclure une politique préventive en matière d'alcool et de drogues dans le règlement du travail. Afin de réaliser vos principes et objectifs, vous pouvez (mais n'y êtes pas obligé) introduire des règles sur la disponibilité (ou la non disponibilité) de l'alcool au travail, l'introduction de l'alcool et des drogues, la consommation liée au travail et les tests préventifs. En outre, vous pouvez déterminer la procédure à suivre lorsqu'une personne ne fonctionne pas correctement en raison de sa consommation d'alcool ou de drogue ou lorsqu'elle enfreint les règles.

Aspects psychosociaux
En tant qu'employeur, vous devez également prêter attention aux risques psychosociaux sur le lieu de travail. Par conséquent, le règlement du travail devrait inclure une déclaration de principe/politique sur cette question, ainsi que la procédure à suivre en cas de problèmes psychosociaux. Indiquez les coordonnées du conseiller confidentiel de l'entreprise et du conseiller en prévention psychosociale ou des services psychosociaux externes.

Accès aux services sociaux
Enfin, il est obligatoire d'indiquer quand et comment les services sociaux de votre entreprise sont accessibles. Cela comprend les toilettes, les douches, les lavabos, les vestiaires et les réfectoires, mais aussi, par exemple, les salles d'allaitement. Si vous n'indiquez pas ces informations, vous risquez une lourde amende pénale, voire des sanctions plus lourdes si le manque d'informations entraîne des dommages pour la santé ou un accident du travail.
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Réglementation du travail et au-delà

Questions supplémentaires pouvant être déterminées dans le règlemen

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de travail En plus de ce qui doit être inclus dans le règlement de travail, vous pouvez également ajouter vous-même certaines questions. Il peut s'agir de règles internes sur la manière dont l'entreprise se traite entre elle, avec ses partenaires ou ses clients, ou de la rédaction de procédures telles que la demande de congé ou la manière dont un licenciement doit avoir lieu. Veillez à ne pas inclure trop d'étapes de procédure dans les règlements sur l'emploi. Ceux-ci sont souvent perdus de vue et le licenciement ne s'applique donc pas.

Vous pouvez également inclure les obligations suivantes dans le règlement sur l'emploi. Celles-ci sont légales et donc conformes à la conformité.
  1. Vous pouvez demander à vos employés de vous informer immédiatement si leur adresse ou leur situation familiale a changé. C'est important pour le traitement des salaires, mais aussi en cas d'une éventuelle procédure de licenciement, afin que vous envoyiez la lettre à la bonne adresse.
  2. En cas d'accident du travail, vous pouvez exiger d'un employé qu'il vous informe immédiatement d'un certain nombre de choses, telles que le lieu, l'étendue et la cause. Cela ne fait pas seulement partie de votre politique de prévention, mais permet également de déterminer les responsabilités.

Le manuel du personnel

Le règlement du travail apporte des éclaircissements sur des questions essentielles. De plus, il s'agit d'un document que les employés doivent parcourir. Saisissez l'occasion d'inspirer vos employés de manière positive également et fournissez-leur des informations sur d'autres aspects de l'entreprise : développez-les dans un manuel du personnel complet. Les informations contenues dans un tel manuel du personnel peuvent varier en importance. Il peut s'agir d'informations indispensables : des politiques et des accords que les employés doivent lire et signer. Il peut aussi s'agir d'informations utiles, telles que des informations sur les avantages sociaux, la formation, les procédures, les FAQ ou un organigramme.

Un manuel du personnel n'est pas un ensemble de règlements du travail et n'a donc pas besoin d'être purement informatif. Assurez-vous que votre manuel du personnel est positif, qu'il inspire et implique vos employés. Ainsi, ils seront plus enclins à la suivre. Veillez également à ce qu'il reste à jour. Si un certain code de conduite change, mettez-le à jour dans votre manuel également. Enfin, donnez le bon exemple et joignez l'acte à la parole.
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3. Le contrat de travail

Selon les règles de conformité, en tant qu'employeur, vous devez établir un contrat de travail pour chaque contrat de travail. Les secrétariats sociaux proposent souvent aussi de rédiger ce contrat pour vous ou de vous fournir un modèle. Si vous décidez de rédiger vous-même les contrats, veillez à en fournir une copie à votre gestionnaire de dossier. Faites-le le plus rapidement possible après l'approbation du contrat. Afin de pouvoir effectuer le calcul du salaire, le gestionnaire de compte a besoin de certaines informations contenues dans ce document.

Avec le module de contrat Dans Officient, nous numérisons l'administration de contrats et rendre les tâches associées moins longues. Pour ce faire, nous utilisons quatre outils :
  1. Libre-service pour les employés
    En fournissant aux employés une Application libre-service Les responsables RH d'Officient peuvent facilement communiquer les contrats aux employés. En outre, le libre-service envoie automatiquement des rappels lorsque certains accords doivent encore être signés ou lorsque de nouveaux accords sont entrés en vigueur.
  2. Gestion centralisée des contrats
    Vous pouvez établir et consulter un aperçu de tous les contrats qui ont déjà été signés ou qui nécessitent encore une signature. Il est également très facile d'envoyer rapidement un rappel personnalisé pour donner suite à une signature manquante.
  1. Créateur de modèles
    Avec le générateur de modèles de contrats, vous pouvez facilement créer vos propres contrats. Avec la distribution en vrac, vous pouvez facilement envoyer ces documents numériques à tout un groupe de personnes et suivre leur approbation individuelle dans notre outil.
  2. Signature électronique
    Nous permettons aux employés de signer numériquement des documents sur n'importe quel appareil. Une telle signature numérique est également pleinement valable sur le plan juridique.

4. GDPR ou Règlement général sur la protection des données

Le terme PIBR a peut-être déjà été utilisé à plusieurs reprises. Il s'agit de l'abréviation de"Règlement général sur la protection des données". La GDPR vise à protéger les citoyens en sécurisant les données personnelles dans tous les canaux et en offrant la possibilité de supprimer des données si nécessaire.

Le principe de base du PIBR

  1. En tant qu'entreprise, vous ne pouvez pas stocker des données personnelles sans autorisation
  2. Les données que vous conservez, avec une autorisation, doivent être archivées en toute sécurité.
Cela ne semble pas si radical, n'est-ce pas ? Vous disposez probablement déjà d'un progiciel de gestion de la relation client fiable, dans lequel les données sont stockées en toute sécurité et avec soin. Désolé de crever le ballon, mais cela ne suffit plus.
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La GDPR s'applique à toute entreprise

Nous sommes tous pour la numérisation. Toutefois, la centralisation et la gestion croissantes des données dans les logiciels signifient également que davantage de données seront mises en ligne. Si ces données sont saisies et utilisées à des fins inappropriées, par exemple par des pirates informatiques, le citoyen se trouve dans une position vulnérable. Afin de protéger les données des citoyens européens, l'Europe a donc décidé d'imposer des règles aux entreprises via le GDPR pour sauvegarder les données des citoyens.

Le droit d'être oublié

Par exemple, selon les lignes directrices de la GDPR, chacun a le droit d'être "oublié" en ligne. Par conséquent, supprimez les données des personnes qui ne sont plus liées à des fins commerciales (par exemple, les factures).

Depuis quand ces règles s'appliquent-elles ?

Le coup de départ a été tiré le 25 mai 2018. À partir de ce moment, vous deviez être en mesure de prouver en tant qu'entreprise que vous conservez toutes les données personnelles collectées, avec l'accord officiel de la personne en question.

Officient est préparé

En tant que point de contact pour l'optimisation des processus RH, Officient est bien sûr pleinement impliqué. Mais nous voulons aussi proposer des solutions pour la protection des données. Officient veille à ce que les données relatives aux employés soient centralisées en un seul endroit. Les données démographiques, les contrats de travail, les politiques d'utilisation des voitures et autres biens, et de nombreuses autres données personnelles sont disponibles en un seul aperçu par personne. De là, vous pouvez facilement faire des changements.

En outre, un système de droits permet aux seules personnes autorisées d'accéder aux données des employés et tous les employés reçoivent un aperçu de toutes les données que l'entreprise a stockées à leur sujet via l'application Self Service. Ils peuvent aussi faire des changements eux-mêmes. Pour en savoir plus sur la manière dont nous protégeons les données et découvrir comment cela s'inscrit dans le cadre de la GDPR, cliquez ici.