L'application Officient Self Service est conçue spécifiquement pour répondre aux exigences de la GDPR.

✓ Vous pouvez utiliser l'application Self Service pour accéder à toute information ou donnée que l'entreprise a recueillie auprès de vous.
✓ Vous pouvez utiliser l'application Self Service pour corriger des informations incorrectes vous concernant.
✓ Vous pouvez utiliser l'application Self Service pour supprimer des informations vous concernant, pour autant que ces informations ne soient plus nécessaires à l'avenir (par exemple, pour les activités de traitement des salaires)
✓ Vous pouvez utiliser l'application Self Service pour bloquer les courriels de synthèse hebdomadaires si vous préférez ne plus les recevoir.

Détails de l'employé
✓ Nom de l'employé
✓ Prénom de l'employé
✓ Rôles actuels et antérieurs 
✓ Équipe

Informations personnelles
✓ Numéro national
✓ Date de naissance
✓ Nationalité
✓ Sexe
✓ État civil
✓ IBAN
✓ Personnes à charge
✓ Adresse e-mail professionnelle
✓ Adresse e-mail personnelle
✓ Adresse du domicile
✓ Numéro de téléphone
✓ Contact en cas d'urgence (y compris type de contact et numéro de téléphone)

Informations salariales et avantages 
✓ Type de rémunération (salarié/indépendant)
✓ Devise de la rémunération
✓ Pays d'enregistrement
✓ Date de début et de fin
✓ Salaire brut + avantages éventuels et/ou contributions personnelles
✓ Horaire de travail

Informations concernant l'équipement de l'entreprise, les voitures de société et la formation
✓ Type de voiture de société avec spécifications
✓ Type d'équipement de société avec les spécifications
✓ Informations concernant les formations reçues

Informations sur les congés
✓ Type de congé, heures travaillées et heures supplémentaires
✓ Nombre de jours et d'heures de congé
✓ Approbation des jours, des limites et des budgets

Entretiens d'évaluation
✓ Évaluations périodiques avec spécifications

Contrats
✓ Contrat de travail et règlements
✓ Des conventions différentes

Documents
✓ Documents téléchargés par les utilisateurs et le salarié
✓ Documents téléchargés par le secrétariat social et affichés dans l'application via l'intégration avec le moteur salarial.

Champs personnalisés
Les clients peuvent choisir de personnaliser la structure des données en attribuant des champs personnalisés à tout objet de données. Les données personnelles peuvent être ajoutées volontairement par les employés en utilisant ces champs personnalisés.

Statistiques et enregistrement historique de ce qui précède
Officient fournit à ses clients des statistiques et des données agrégées. Par exemple, l'écart de rémunération entre hommes et femmes peut être visualisé grâce aux informations fournies par la base de données.

Pourquoi ces données sont-elles stockées ?
Un logiciel RH comme Officient doit traiter des données personnelles pour un certain nombre de raisons :
- Nous devons stocker les données d'un certain nombre de champs personnels afin d'effectuer les calculs de paie.
- Nous devons conserver les contrats entre employés et employeurs pendant un certain nombre d'années.
- Nous devons tenir des calendriers personnels afin de garantir le respect des limites légales en matière de prise de congés.
- Les documents légaux (par exemple, carte d'identité, permis de conduire, etc.) doivent être conservés par l'employeur.
- Nous permettons l'intégration avec d'autres systèmes par le biais des API d'Officient si le client le demande. Nous devons stocker les données d'accès et les informations permettant d'authentifier les nouveaux utilisateurs de la plateforme.

Où ces données seront-elles stockées ?
Les données seront stockées dans les logiciels et bases de données propres à Officient. Les données personnelles peuvent également être échangées par le biais des intégrations qu'Officient a construites, et par l'API qui est à la disposition des clients.

Combien de temps les données seront-elles conservées ?
Officient conservera les données à caractère personnel aussi longtemps que la mission et/ou l'accord sera en cours. Une fois que la mission et/ou l'accord sont terminés et que la période permettant l'exportation a expiré, Officient supprimera d'abord les données à caractère personnel par "suppression douce". Cette opération s'effectue par la désactivation du compte et prend effet après confirmation écrite explicite des parties concernées (Officient-client-partenaire responsable). Si le compte n'est pas réactivé dans les 90 jours suivant sa désactivation, toutes les données du compte seront définitivement supprimées de la base de données d'Officient. La base de données conservera toutefois l'existence du compte.

Nonobstant cette règle générale, Officient peut appliquer une période de conservation plus courte à la demande écrite expresse du client et, par conséquent, supprimer les données à caractère personnel par "suppression douce" ou "suppression dure". Dans tous les cas de "suppression douce", la "suppression dure" interviendra toujours après la période de 90 jours si le compte n'est pas réactivé (comme décrit ci-dessus).

Quelles applications (processeurs et sous-processeurs) utilisent vos données ?
Vous pouvez trouver un aperçu de tous nos processeurs et sous-processeurs ici.