Le guide de gestion des performances

Évaluer les performances. Pour de nombreuses entreprises, cela reste une tâche qui n'apporte souvent que peu de résultats visibles. Par exemple, 66 % des systèmes d'évaluation semblent être infructueux. Alors comment faire ? Sur cette page, vous trouverez tout ce qui concerne la gestion des performances.

Contenu

  1. L'entretien classique d'évaluation et de notation
  2. Gestion innovante des performances
  3. Démarrer avec la gestion des performances
  4. Transparence dans la gestion des performances
  5. Passez à la vitesse supérieure grâce à la technologie

1. L'entretien classique d'évaluation et de notation

Quel est l'objectif de l'entretien d'évaluation ou d'appréciation des performances ?

Les entretiens d'évaluation sont une réalité dans de nombreuses organisations. Malheureusement, elles ne sont souvent pas menées correctement, car elles ne précisent pas à l'avance ce que l'on veut obtenir de la conversation. Alors, posez-vous d'abord la question suivante : à quoi sert la conversation ? De là vient le choix du type de conversation.
  1. L'objectif d'un entretien d'évaluation est d'évaluer les performances d'un employé. Le résultat d'un tel entretien sert de base à la prise de décisions concernant les augmentations de salaire, par exemple.
  2. L'objectif de l'évaluation des performances est de discuter du développement et de la croissance de l'employé. Ce type de conversation n'a aucune conséquence.

Trop souvent un entretien d'évaluation, pas assez un examen des performances

L'accent est de plus en plus mis sur l'apprentissage tout au long de la vie. Il est de plus en plus important de se former en tant qu'employé et de se développer dans sa fonction, en largeur et/ou en profondeur. Mais les employés ne peuvent pas le faire seuls. L'organisation doit les soutenir dans cette démarche.

Lors d'un entretien de performance, le manager joue le rôle de coach, il y a une communication ouverte dans les deux sens et l'on a un objectif clair pour l'avenir. Contrairement à l'entretien d'évaluation, le manager ne se contente pas de juger, mais il écoute aussi. La communication ouverte à double sens leur permet d'élaborer ensemble un plan de développement personnel (PDP). L'objectif d'un entretien d'évaluation des performances est donc d'inspirer et de soutenir plutôt que d'enseigner.

Gardez les deux appels séparés

Les deux conversations méritent leur place dans une organisation, mais le danger réside dans leur utilisation simultanée. L'honnêteté et la transparence sont à la base de l'évaluation des performances, mais lorsque, dans le cadre de cette même évaluation, il est également question de savoir si une personne reçoit une augmentation de salaire en fonction de ses performances, les choses tournent mal. La personne en question voudra faire ses preuves et (en partie inconsciemment) gérer ses impressions. Cela signifie qu'elle se déroulera le mieux possible afin de laisser une impression positive au gestionnaire.

Dans ce cas, l'employé ne sera probablement pas en mesure de citer et de discuter des points de travail, de peur de ne pas obtenir l'augmentation de salaire. Cela permet de garantir que les caractéristiques favorables de l'évaluation des performances, c'est-à-dire le développement de l'employé, sont annulées.

La communication non violente est la clé du retour d'information

Comment la communication non violente fonctionne-t-elle en théorie ?

La communication violente a été définie par Marshall B. Rosenberg et aide à la fois celui qui reçoit et celui qui donne le feedback. La communication non violente stipule que le retour d'information est le reflet de la perception qu'a quelqu'un d'autre de votre comportement. Lorsque vous utilisez la communication non violente, vous êtes conscient que votre perception du comportement de quelqu'un peut être complètement différente de celle que cette personne a à l'esprit.

La communication non violente repose sur les quatre piliers suivants
  1. Observation : donner les faits, décrire le comportement d'une personne
  2. Sentiments : dites à la personne ce que ses actions vous ont fait, comment elles vous ont fait ressentir
  3. Besoins : Expliquez ce dont vous auriez besoin, ce qui peut expliquer vos sentiments
  4. Demande : Dites à la personne quel type de comportement vous souhaitez qu'elle adopte à l'avenir. Soyez aussi clair et concret que possible et formulez-le également comme une demande, et non comme une exigence.

Application concrète : un employé qui arrive souvent trop tard

L'arrivée tardive de votre collègue peut être l'expression de nombreuses raisons différentes. Ce serait une mauvaise façon de donner un retour d'information : "Vous êtes vraiment impoli parce que vous êtes toujours en retard pour les réunions, venez à l'heure la prochaine fois." Ce type de retour d'information incomplet peut donner à la personne qui le reçoit le sentiment de ne pas être du tout prise en compte ou même d'être mal comprise. C'est pourquoi il est important que vous indiquiez clairement comment ce comportement vous apparaît.

Voici une façon non violente de donner votre avis : "Au cours du mois dernier, vous avez été en retard à 3 de nos 4 réunions (observation). Cela m'a donné l'impression que vous n'étiez pas intéressé par les réunions prévues et cela m'a aussi donné un stress supplémentaire (sentiments) car j'avais aussi un agenda très chargé ces jours-là, donc j'ai perdu beaucoup de temps à vous attendre. Cela signifierait beaucoup pour moi si vous arriviez à l'heure (détresse). Souhaitez-vous être à l'heure à l'avenir ou souhaitez-vous me faire savoir si vous allez être en retard ? (demande)".

2. Gestion innovante des performances

Pourquoi la gestion des performances s'inscrit-elle mieux dans une politique moderne ?

Un entretien d'évaluation est une "évaluation formelle, périodique, systématique, consciente et aussi objective que possible des performances d'un employé". C'est une méthode d'évaluation qui est utilisée depuis des décennies et qui a suscité l'insatisfaction pendant tout aussi longtemps.

Une évaluation des performances, pensez-vous ? En soi, c'est bien sûr une bonne chose que certains sujets soient discutés ouvertement. Cependant, cela est trop occasionnel. Si votre entreprise veut suivre les changements rapides du marché du travail (numérique), il ne suffit pas d'organiser un entretien d'évaluation uniquement sur une base annuelle ou semestrielle. En outre, l'entretien de performance traite trop du passé et manque donc de sens. On accorde encore trop peu d'attention à la manière dont les salariés individuels peuvent se développer au profit de l'entreprise.

Pour réussir en tant qu'organisation sur le marché du travail actuel, il faut évoluer avec lui. L'accent devrait être mis davantage sur la création d'une bonne culture du travail et d'un environnement dans lequel les gens peuvent apprendre tout au long de leur vie. En effet, de plus en plus de personnes ne travaillent plus par obligation, mais parce qu'elles le veulent. Un bon système d'évaluation des performances est un moyen d'accroître l'attractivité de votre organisation, mais un processus d'évaluation constructif est bien plus que cela.
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Que signifie la gestion des performances ?

Lagestion des performances est un outil de gestion puissant qu'une organisation peut mettre en œuvre pour atteindre ses objectifs commerciaux. La mission , la stratégie et les objectifs de l'organisation sont systématiquement enregistrés et traduits à tous les niveaux de l'organisation. Les facteurs critiques de succès et les indicateursclés de performance (KPI) sont ensuite utilisés comme outil de mesure pour déterminer les domaines dans lesquels un contrôle supplémentaire est nécessaire pour atteindre les objectifs fixés.

Des entretiens d'évaluation et de performance sont régulièrement programmés et l'objectif de l'entretien est toujours soigneusement réfléchi au préalable. Mais l'aspect le plus important de la gestion des performances est que ces entretiens sont complétés par un retour d'information informel et continu qui permet aux employés d'être plus souvent informés et motivés.

Les avantages de la gestion des performances

Les objectifs fixés pour un individu sont directement liés aux objectifs de l'organisation. C'est un point positif, car les employés semblent plus motivés en conséquence. Parce qu'ils savent qu'ils font un travail pertinent, leur engagement augmente. Il existe également de nombreux autres avantages liés au travail avec la gestion des performances :
  1. De meilleurs résultats financiers
  2. Plus de satisfaction et d'implication
  3. De meilleures performances
  4. Réduction de la rotation du personnel

3. Démarrer avec la gestion des performances

Mais comment appliquer concrètement la gestion des performances ? Et comment pouvez-vous mettre en œuvre ce processus dans votre entreprise ? Voici quelques conseils et applications de la gestion des performances.

#1. Déterminer les indicateurs clés de performance (KPI) et les intégrer dans la mentalité des entreprises

Votre entreprise a probablement une mission, et vous savez où vous allez. Tout d'abord, essayez de convertir cette mission en KPI (indicateurs clés de performance). Essayez ensuite de transformer ces KPI dans votre mentalité d'entreprise. De cette manière, vos employés, mais aussi vos clients, associeront votre entreprise à l'état d'esprit que vous rayonnez.

La chaîne d'hôtels citizenM, par exemple, s'enorgueillit d'offrir la meilleure expérience possible au "voyageur mobile". L'organisation se concentre entièrement sur les besoins de son public cible en combinant une approche humaine et la technologie. Mais plus important encore : les nouveaux employés sont immergés dans l'esprit de l'orientation client grâce à une formation intensive mais approfondie. Pour qu'ils propagent réellement ce que citizenM veut défendre.

#2 Parlez régulièrement à vos employés et impliquez-vous

C'est une bonne idée de passer régulièrement d'un employé à l'autre. Vérifier ce qui se passe et demander et donner (feedback individuel. Démontrer que la gestion des performances fonctionne dans deux directions. De cette façon, vous restez le plus possible impliqué dans vos équipes. Cela ne peut que profiter à leur croissance et à celle de votre entreprise.

Schoenenketen Torfs est en tête des meilleurs employeurs depuis des années. Le PDG Wouter Torfs donne la parole à ses équipes et croit en une communication honnête et transparente. Des employés heureux garantissent des clients heureux, estime-t-il. C'est pourquoi il se rend encore chaque semaine dans les magasins physiques. Il y examine dans quelle mesure les employés communiquent la vision de Torfs et surtout : s'ils sont toujours aussi satisfaits de leur travail.

#3 Donner confiance et lâcher prise

Ne vous méprenez pas : s'impliquer ne signifie pas surveiller constamment votre équipe. En tant que manager, vous voulez donner confiance aux membres de votre équipe. Déléguez donc des tâches et laissez-vous aller à certaines situations. Après tout, la micro-gestion ne se ferait qu'au détriment des performances de vos employés. Vous êtes vous-même confronté à un problème ennuyeux ? Alors, faites-le savoir à l'équipe. Montrer que la communication ouverte est le saint graal des équipes performantes. Vos employés adoptent alors automatiquement cette attitude.

La start-up Hr tech Kazi estime qu'il est essentiel que chacun puisse faire son truc sans être regardé. "Chaque membre de l'équipe a déjà vécu certaines choses avec nous qui lui permettent de faire son travail de manière indépendante. Si vous pouvez donner cette confiance à vos employés, vous obtenez un montant incroyable en retour", déclare le fondateur Nikolaas Bellens.

4. Transparence dans la gestion des performances

La transparence signifie que la direction et les ressources humaines communiquent ouvertement sur certains aspects des opérations commerciales. Cela peut concerner les objectifs, la rémunération, les décisions stratégiques ou le fonctionnement opérationnel. Mais que gagnez-vous en tant qu'entreprise si vous rendez votre gestion des performances plus transparente ?

La transparence augmente l'attrait de l'entreprise

Il faut beaucoup d'efforts pour trouver le bon candidat. Dans une récente enquête auprès de 160 PME, nous les avons interrogées sur leurs priorités en matière de RH en 2020. 62 % ont indiqué que le recrutement et la sélection seraient en tête de liste. En mettant en place une gestion transparente des performances, vous montrez aux candidats potentiels qu'ils peuvent évoluer dans votre entreprise comme ils le souhaitent.
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L'augmentation de la productivité est importante pour tout professionnel des ressources humaines et tout chef d'équipe. Bien sûr, c'est plus facile à dire qu'à faire, car de nombreux facteurs (également extérieurs à l'entreprise) peuvent avoir un effet sur la productivité. Les trois conseils suivants vous aideront à mettre en place un système de gestion des performances plus transparent qui garantira une plus grande productivité.

Conseil 1 : aligner les performances individuelles sur les objectifs généraux de l'entreprise
Lorsque les employés comprennent comment leurs performances s'inscrivent dans les objectifs de l'entreprise, ils se sentent plus impliqués et font davantage confiance à leur employeur. Ils travailleront également plus dur lorsqu'ils verront qu'ils contribuent au résultat net et pourront proposer leurs propres idées pour faire mieux.

Conseil 2 : Communiquer ouvertement sur la stratégie de l'entreprise
Il est parfois difficile pour la direction de parler ouvertement de la stratégie de l'entreprise ou de ses performances. Cependant, des recherches ont montré que lorsque les employés sont tenus à l'écart, ils vivent cela comme un moyen subtil de rejet. En conséquence, ils font moins confiance à leurs patrons et à leurs collègues, ressentent moins de loyauté envers l'entreprise et se sentent moins motivés pour travailler. Ce que vous pouvez faire, c'est fournir des mises à jour régulières sur les performances actuelles des entreprises et les décisions stratégiques importantes.

Conseil 3 : expliquer les décisions sensibles en tant que chef d'équipe
Les managers qui sont ouverts sur les décisions qu'ils prennent et prennent le temps d'expliquer le raisonnement qui les sous-tend seront mieux compris par les membres de leur équipe. En fait, ils sont perçus comme plus efficaces dans leur travail et gagnent automatiquement plus de confiance dans les décisions futures. Comme dans le point précédent, il n'est pas nécessaire d'expliquer chaque décision à l'ensemble de l'équipe. Communiquez surtout sur les décisions avec lesquelles les membres de l'équipe ne sont pas d'accord, celles qu'ils ne comprennent pas assez, ou celles qui ont des conséquences dramatiques pour un individu ou le fonctionnement de l'équipe.

La transparence renforce la créativité

Lesrecherches indiquent qu'un leadership transparent peut même permettre aux employés d'être plus créatifs. Les gens sont plus créatifs lorsqu'ils sentent qu'ils peuvent prendre des risques sans crainte de répercussions. Lorsque les dirigeants sont ouverts sur leurs erreurs, leurs défis et leurs émotions, cela encourage les membres de leur équipe à faire de même. Cela peut aider à mettre en place une culture de l'expérimentation et encourager l'innovation naturelle des employés.

5. Passez à la vitesse supérieure grâce à la technologie

Le rôle de la technologie dans la gestion des performances

La base de gestion des performances ci-dessus est-elle déjà un fait dans votre entreprise ? Nous vous conseillons alors de passer à la vitesse supérieure. Car comme le dit le credo bien connu : mesurer, c'est savoir. Et il n'y a pas de meilleure ressource que la technologie pour vous aider à faire cela. Fini les rapports papier qui ne finissent dans un tiroir qu'après l'évaluation : l'ensemble du processus est numérisé grâce à un système de gestion des performances ! Résultat ? Vos employés ont plus facilement accès à leurs rapports d'évaluation et les consulteront plus régulièrement. Et n'est-ce pas précisément le but d'un examen des performances ?
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Examens de performance en cours

Dans cette optique, Officient a ajouté la fonction "Examens de performance" à sa plate-forme RH. Concrètement, nous facilitons la tâche des responsables des ressources humaines et des chefs d'équipe en leur permettant de programmer un examen des performances et de communiquer plus facilement. Échanger des notes à l'avance sur les attentes de l'entretien, ajouter des rapports au profil numérique de l'employé... Tout est possible.

En bref : la fonction d'examen des performances rend la gestion des performances plus transparente. Vous travaillez avec vos employés sur leur croissance, sans paperasserie.
Rendre l'examen des performances plus visible pour les parties exécutantes
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Habituellement, après un entretien d'évaluation, un rapport est établi qui sert de document de travail pour toutes les parties. Mais souvent, ce papier est rapidement rangé dans un placard quelque part, de sorte que personne ne peut en tirer de leçon. Loin des yeux, loin du cœur.

La numérisation des documents relatifs à l'évaluation des performance
s
. Plus besoin de garder des notes sur papier dans un placard. Outre les raisons écologiques évidentes, la numérisation vous permet d'obtenir une image globale actualisée. Il suffit de penser à comparer différents rapports au fil du temps ou à préparer une évaluation particulière avec des données importantes sur les employés, comme l'historique des salaires.
Rendre l'ensemble du processus transparent pour l'employé.
L'entreprise et les employés ont tout intérêt à tenir à jour un entretien de performance numérique. Lorsqu'un employé doit fouiller des cabinets ou des disques pour trouver son rapport, il sera moins enclin à consulter ce document de temps en temps. Ainsi, il aura une moins bonne vue d'ensemble de ce vers quoi tendent les points de travail de l'année prochaine.