La fin du mois arrive toujours plus tôt qu'on ne le pense, ce qui signifie pour la plupart des entreprises que le traitement des salaires arrive. Le processus impliqué est appelé processus de paie. Ce processus comporte plusieurs étapes que vous devez réaliser vous-même et que vous pouvez sous-traiter à un secrétariat social.

Tout d'abord, il est important que vous collectiez toutes les informations relatives aux salaires et que vous les transmettiez au secrétariat social. Ces informations comprennent le salaire brut, les avantages extra-légaux, les éléments de salaire uniques et les congés ou jours de maladie. Votre gestionnaire de fichiers s'assure ensuite que ces données soient correctement saisies dans le moteur de paie. Vous obtenez ainsi les fiches de paie pour les calculs par employé.

Cela semble simple, n'est-ce pas ? Mais en fait, c'est assez complexe et long. En raison de la grande quantité d'informations et de divers processus supplémentaires par employé. Nous serons heureux de vous y guider, afin que votre paie soit aussi précise et efficace que possible.

En Belgique, le calcul des salaires relève dans la plupart des cas de la compétence du secrétariat social dont vous dépendez. En tant que responsable RH ou propriétaire d'entreprise, vous souhaitez savoir comment tout cela fonctionne ? Nous vous apprenons d'abord les ficelles du métier, puis nous approfondissons certains aspects cruciaux.

Le calcul du salaire commence souvent par le salaire brut de l'employé. Cependant, ce montant n'est jamais complet : l'employeur paie plus, l'employé reçoit moins, car les deux parties sont soumises à des cotisations sociales et fiscales.

L'employeur (dans le secteur privé) paie environ 25 % de cotisations de sécurité sociale à l'ONSS (Office national de sécurité sociale) en plus du salaire brut. Par exemple, si le salaire brut d'un employé est fixé à 2 500 euros par mois, le coût salarial total pour l'employeur est en fait de 3 250 euros.

L'employé verse 13,07 % de ce salaire brut à l'ONSS, ce qui porte le total à 2 173,25 euros. En outre, l'employé paie un autre impôt ou une autre retenue à la source. Celle-ci est déterminée par le salaire brut et la situation personnelle de l'employé : par exemple, a-t-il des enfants à charge ? Ce qui reste est le salaire net de l'employé.

Salaire fixe
Un salaire fixe est un salaire garanti, lié à la condition que les performances soient fournies. Le salaire fixe peut avoir différentes bases de calcul : par mois, par semaine, par jour, par heure ou par article. Dans la pratique, les salaires fixes les plus courants sont le salaire mensuel (cols blancs) ou le salaire horaire (cols bleus). La qualité des services n'est pas importante, ce qui compte c'est le fait que les services soient fournis.

Rémunération variable
Contrairement à la rémunération fixe, la rémunération variable est liée à la qualité et/ou à la quantité du travail effectué par le salarié, l'équipe ou même l'ensemble de l'entreprise. En outre, la rémunération variable peut également être liée aux conditions de travail et à l'imposition ou non de primes sectorielles. Contrairement à la rémunération fixe, la rémunération variable n'est pas uniquement liée à la réalisation de performances professionnelles.

Les entrées et sorties
La déclaration Dimona est le message électronique par lequel l'employeur signale à l'ONSS tout changement d'effectif. De cette manière, le secrétariat social sait toujours pour quels employés il doit effectuer un calcul de salaire et pendant quelle période ces personnes doivent être payées. Cependant, vous devez toujours garder à l'esprit qu'il doit y avoir une période d'emploi minimale de 3 heures.

Les avantages extralégaux
En plus du salaire de base, les avantages extralégaux sont également inclus dans le coût salarial total et donc aussi dans le calcul du salaire. Il s'agit de prestations alternatives qui complètent le salaire et l'optimisent de cette manière. C'est pourquoi on les appelle aussi des optimisations salariales. Dans de nombreux cas, ils sont également (partiellement) exonérés de cotisations de sécurité sociale et/ou d'impôts. Vous souhaitez laisser vos employés jouer un rôle dans le calcul de leur salaire ? Optez alors pour un plan de cafétéria. Cela leur permet d'échanger une partie de leur salaire normal contre une autre prestation qui a plus de sens en fonction de leurs besoins. Vous voulez en savoir plus sur les options en matière de rémunération alternative ? Cliquez ici.

Les éléments ponctuels du salaire
Jusqu'à présent, nous ne disposions que de données statiques pour le calcul du salaire: des choses qui étaient convenues au préalable entre l'employeur et l'employé dans le contrat de travail. Mais lors du calcul des salaires, il faut également tenir compte des données variables sur les salaires, telles que les composantes salariales non récurrentes:

Vacances et congés de maladie
Enfin, il existe un certain nombre de données variables liées aux vacances et aux congés de maladie qui influencent votre paie. Le salaire est généralement versé pendant ces journées, mais, à quelques exceptions près, il doit encore être enregistré pour un calcul précis du salaire. Les jours de vacances ne sont pas comptés comme un jour travaillé pour les chèques-repas et les écochèques. Il faut donc les régler. En outre, certains types de congés ne sont pas payés, comme le congé social. Des règles différentes s'appliquent également pour les entrées. Ils n'ont pas encore acquis tous les droits en matière de vacances, mais ils peuvent faire appel aux vacances des jeunes ou au congé européen. Cependant, le paiement de ces congés diffère : le congé pour jeunes est payé à 60%, le congé européen est payé par le salarié lui-même.

Données personnelles
Vérifiez si les données personnelles de certains salariés ont changé. Si une personne vit à une autre adresse ou si son état civil a changé, vous devez absolument en informer le secrétariat social. Pourquoi est-ce si important ? Un changement d'adresse peut avoir une incidence directe sur le paiement des frais de déplacement et un changement d'état civil a une incidence directe sur la retenue d'impôt à la source qui est calculée.

1.N'attendez pas la fin du mois pour transmettre les coordonnées des nouveaux employés
Pour la plupart des entreprises, la fin du mois est le moment où elles calculent puis versent les salaires. Diverses données doivent être transmises au gestionnaire du dossier afin de lancer le calcul du salaire pour un paiement ponctuel et correct. Cela conduit souvent à un excès d'administration du personnel dans un court laps de temps. N'attendez donc pas la fin du mois pour transmettre les données. De cette façon, votre gestionnaire de compte peut d'abord saisir et vérifier les modifications dans le dossier du personnel et ainsi commencer le calcul du salaire.

2. Transmettez toutes les modifications de l'administration du personnel en une seule fois
Un administrateur du personnel aide d'autres entreprises à gérer leurs salaires, ainsi que votre entreprise. Essayez de regrouper tous les changements de personnel pertinents que vous prévoyez au milieu de ce mois et transmettez-les en une seule fois. De cette façon, le gestionnaire de fichiers n'a pas besoin de passer d'un fichier à l'autre pour chaque modification. Cela réduit le risque d'erreurs de saisie des deux côtés.

3.N'oubliez pas de rédiger un accord-cadre et de réaliser la dimona en temps utile pour les flexi-jobs
Depuis 2015, il existe un nouveau type de statut : le flexi-job. Il s'agit d'une initiative gouvernementale visant à éviter le travail non déclaré, si vous souhaitez gagner un peu d'argent supplémentaire en plus d'un emploi à temps plein (au moins 4/5). Il est important, pour des raisons de conformité, que vous ayez mis en place un accord-cadre en temps utile, avec une description claire du travail attendu. N'oubliez pas de faire rédiger un dimona immédiatementune fois l'accord signé.

4. Assurez-vous que les représentations que vous transmettez correspondent à celles de la dimona indiquée
Lorsque vous souhaitez rémunérer un employé pour les représentations livrées, vous devez également vous assurer que cette personne est officiellement enregistrée auprès d'une dimona. Vérifiez si les performances correspondent aux dimonas indiqués. C'est important, surtout dans les entreprises et les secteurs où le nombre de salariés fluctue beaucoup.

5. Gardez une vue d'ensemble de vos conditions concernant les éco et les chèques-repas
Les chèques-repas et les éco-chèques sont peut-être deux avantages extra-légaux très connus - exonérés de cotisations de sécurité sociale - mais les conditions d'octroi diffèrent selon la commission paritaire. Garder une vue d'ensemble et une distinction claire fait donc également partie des tâches de l'administration du personnel et est important pour la conformité.

6. Adressez-vous au bon interlocuteur en cas de problèmes liés aux congés payés
En ce qui concerne les salaires, tous les employés du secteur privé ont droit à des congés payés. Toutefois, la manière dont elle est calculée et les parties responsables de sa mise en œuvre diffèrent entre les cols bleus et les cols blancs. Si un problème survient avec le paiement des vacances, vous devez pouvoir vous adresser à la bonne partie :

7. Utilisez un logiciel de paie
La synchronisation des données et l'intégration avec le secrétariat social permettent un fonctionnement plus efficace de votre administration des salaires. D'une part, parce que vous pouvez conserver et transmettre des données complètes et structurées et, d'autre part, parce que cela peut être fait en une seule fois.

Lesrémunérations alternatives sont de plus en plus populaires dans le domaine de la paie. Non sans raison, car elle offre un contrepoids intéressant à la prime traditionnelle. Pourquoi ces optimisations salariales sont-elles si bienvenues ? Le mécanisme des déductions sociales et fiscales fait d'une augmentation classique une option moins intéressante. Ni l'employeur (un coût salarial trop élevé par rapport à l'augmentation nette du salaire) ni l'employé (un salaire net trop faible par rapport à l'augmentation brute du salaire) n'en bénéficient beaucoup.

"82 % indiquent que leur rémunération consiste en 1 à 20 % d'avantages extralégaux".

1. Mobilité
L'une des formes les plus populaires de rémunération alternative est la contribution aux déplacements domicile-travail. Après tout, les employés doivent se rendre sur leur lieu de travail et cela coûte de l'argent (dans la plupart des cas). Selon la loi, ces coûts sont des dépenses privées, mais il existe néanmoins des obligations sectorielles et, en tant qu'employeur, c'est un beau geste que de prendre ces coûts en compte. Les optimisations en termes de mobilité peuvent varier en fonction de la distance et du mode de transport souhaité. Découvrez ce qui fonctionne le mieux pour qui. Ce sont en tout cas les plus courantes :

2. Outils
Les outils sont également une optimisation salariale populaire, tant auprès des employeurs que des employés. Et c'est logique car il s'agit d'une situation gagnant-gagnant : plus les employés sont équipés pour leur travail, plus ils sont performants. Les ordinateurs portables et les téléphones mobiles (y compris les abonnements) sont devenus indispensables dans le monde des affaires et sont généralement considérés comme des actifs standards. Mais avez-vous pensé plus loin ? Par exemple, vous pouvez leur proposer un travail à domicile et le soutien qui l'accompagne, comme une indemnité forfaitaire pour le travail à domicile.

3. Chèques
Les chèques sont comme des bons d'achat dans un certain secteur. Les plus connus sont les chèques-repas et les éco-chèques. Les employés peuvent les utiliser pour acheter respectivement des produits alimentaires et des produits ou services respectueux de l'environnement. Cependant, d'autres chèques sont également de plus en plus populaires. Pensez aux bons de culture et de sport qui permettent à vos employés de se détendre suffisamment pendant leur temps libre.

4. Primes
Une prime est un paiement supplémentaire unique pour des performances exceptionnelles. Il peut s'agir de primes de résultat, de primes d'innovation ou de primes de fin d'année. On peut aussi utiliser une prime salariale : un "avantage non récurrent lié au résultat" qui doit être accordé à tous les salariés ou à un groupe clairement défini sur la base de critères objectifs. Son paiement doit être lié à la réalisation d'un objectif collectif, dont la réalisation doit être incertaine.

5. Assurance
Assurance de groupe
L'assurance de groupe est l'un des avantages extralégaux les plus importants en Belgique. Avec cette assurance, l'employeur économise sur les primes pour la pension complémentaire de ses employés. L'assurance collective ne peut, comme son nom l'indique, être souscrite que pour un groupe de salariés. Ce groupe peut être composé d'un ou de plusieurs employés, mais tous les membres du même groupe doivent être affiliés à l'assurance collective.

Assurance hospitalisation
Une assurance hospitalisation rembourse certains frais médicaux d'une hospitalisation due à une maladie, un accident ou un accouchement. L'assurance hospitalisation offre une garantie supplémentaire et peut être étendue selon les souhaits de l'employeur. En outre, il arrive souvent qu'un employé puisse inclure les membres de sa famille dans cette assurance à un taux inférieur à celui d'une assurance achetée individuellement.

6. Plan de cafétéria
D'une part, la liberté de choix de l'employé est au cœur de cette forme de rémunération alternative. Ils sont encouragés à choisir (dans la gamme proposée par l'employeur) les avantages qui conviennent le mieux à leur situation personnelle.

D'autre part, l'introduction d'un plan cafétéria est le dernier élément d'une politique salariale moderne pour l'employeur. L'employeur se profile comme une personne engagée et intéressante, qui est attentive aux besoins personnels de ses employés. Et en répondant à ces besoins individuels, on peut espérer accroître leur engagement et leur motivation.

Les heures supplémentaires font également partie de votre salaire. Il faut toujours payer les heures supplémentaires. Cette compensation se fait selon les dispositions que vous prenez en tant qu'entreprise concernant les conditions dans lesquelles les heures supplémentaires sont autorisées : il peut s'agir soit d'un repos de rattrapage et d'une rémunération des heures supplémentaires, soit d'un paiement intégral.

Paiement des heures supplémentaires avec repos de rattrapage et rémunération des heures supplémentaires
Lerepos de rattrapage, également appelé récupération, signifie que vos employés peuvent prendre le nombre d'heures supplémentaires qu'ils ont effectuées comme jours de récupération. Ainsi, lorsque l'on considère une période plus longue, le repos de rattrapage permet de ramener le total à 38 heures. Cette récupération doit être effective et ne peut donc pas être incluse dans les autres jours de congé.

En outre, vous devez également compenser financièrement les heures supplémentaires par une prime salariale de 50 %, également appelée rémunération des heures supplémentaires. Si les heures supplémentaires sont effectuées le dimanche, les jours fériés ou les jours de remplacement, l'indemnité est portée à 100 %.

Paiement intégral des heures supplémentaires
Une autre façon de payer les heures supplémentaires consiste à payer la totalité des heures supplémentaires effectuées à un taux standard de 150 %. Il y a un avantage fiscal à cela :
Pour les employeurs, cet avantage signifie que la retenue à la source sur les revenus professionnels est réduite de 41,25 %. Ils peuvent permettre aux employés de faire jusqu'à 180 heures supplémentaires à ce taux favorable. Pour les salariés, l'avantage prend la forme d'une réduction d'impôt de 57,75 %. Cela peut les encourager à faire des heures supplémentaires de temps en temps.

Heuressupplémentaires volontaires
Enfin, les employeurs peuvent également autoriser leurs employés à faire jusqu'à 120 heures supplémentaires volontaires en réponse aux périodes de pointe. Pour ces heures supplémentaires, les employés ont droit à leur rémunération normale, plus la prime d'heures supplémentaires. Cependant, ils ne peuvent pas les récupérer.

À ne pas faire: ne pas rejeter immédiatement
La demande d'augmentation de salaire peut vous sembler sortir de nulle part, mais pour les employés, elle est probablement beaucoup moins impulsive. Ne répondez donc pas par une décision impulsive. Ils ont pris le temps d'examiner très attentivement quelle est leur valeur ajoutée et pourquoi ils méritent une augmentation. Nous vous suggérons de faire de même. Parlez au chef d'équipe et à vos collègues ou consultez les rapports d'évaluation des performances dans Officient.

A faire : Réfléchissez et négociez

"La négociation salariale ne consiste pas à gagner - à moins que les deux parties ne gagnent. Si l'une des parties a le sentiment d'avoir capitulé, de ne pas avoir négocié, les deux parties sont perdantes."

Personne n'aime perdre. Recherchez et communiquez clairement quelles sont les possibilités à partir de la position actuelle de l'entreprise, négociez et trouvez une solution ensemble. De cette manière, vous montrez à vos employés que vous attachez de l'importance à la transparence et à leur participation, quelle que soit la décision finale.

À ne pas faire: n'oubliez pas l'équipe
Chaque employé fait partie d'un tout. Si vous souhaitez accorder une augmentation à quelqu'un, veillez à ne pas perdre de vue l'équipe. Gardez à l'esprit qu'il devrait être possible de promettre la même chose à tous les employés de cette équipe, à condition qu'ils fournissent les mêmes performances. Vous ne savez pas par où commencer ? Avec Officient, vous pouvez comparer les coûts et les performances des salaires.

Do : valoriser l'individu
Faut-il valoriser l'équipe ? Oui. Devriez-vous simultanément valoriser vos employés en tant qu'individus ? Absolument. Wik et évaluer si une augmentation de salaire est la meilleure solution. Dans le cas contraire, envisagez d'autres moyens d'optimiser la rémunération. Surtout, n'oubliez pas que chaque employé est unique et qu'il répond donc à des besoins spécifiques. Y a-t-il un atout particulier qui faciliterait le travail ? Y a-t-il des formations que l'employé souhaiterait suivre ? Cette personne est-elle suffisamment impliquée dans la culture du travail ? Au lieu de leur donner ce qu'ils veulent, donnez-leur ce dont ils ont besoin. Comment aborder autrement cette appréciation ? Vous pouvez lire à ce sujet ici et ici.

Nepas faire : éviter les tensions
Il faut du courage pour demander une augmentation et tout le processus qui précède la question peut créer des tensions chez l'employé. Faites donc preuve de tact, de clarté et de décontraction, car vous voulez à tout prix éviter un stress supplémentaire.

A faire : y voir une opportunité
Vous pouvez profiter des négociations salariales pour en apprendre beaucoup sur les capacités de vos employés, et encore plus sur les personnes qui se cachent derrière le dur labeur. Si vous posez les bonnes questions et écoutez, il se peut que quelque chose de bien en ressorte.

Savez-vous si votre processus de paie fonctionne de manière optimale ? Les mesures de la paie sont un moyen de déterminer la précision et l'efficacité de votre processus de paie. Ce sont des KPI(Key Performance Indicators) qui permettent de contrôler la performance et l'exécution de votre processus. Ces paramètres vous aident à détecter et à évaluer intuitivement la précision et l'efficacité de votre administration des salaires.

Ces 6 mesures, vous ne devez absolument pas les perdre de vue
1. Conformité
Si votre calcul de paie n'est pas conforme à ce que la loi exige, alors il importe peu que les informations relatives à votre paie soient exactes et que votre paie soit exécutée dans les délais. De plus, le non-respect de la loi peut vous coûter cher. Cela peut inclure des amendes, voire l'interdiction de travailler pour les employés jusqu'à ce que la conformité soit assurée.

2. Le nombre d'incohérences
La perfection s'applique à la paie: vos informations de paie doivent être exactes à 100 % pour que le paiement soit correct à 100 %. Avant d'examiner d'autres mesures, vous devez filtrer toutes les erreurs et incohérences possibles. Mesurez leur fréquence mensuelle et comparez-les aux mois précédents pour déterminer si vous allez dans la bonne direction, en tenant compte de ces variables :

3. Le temps nécessaire à l'administration des salaires
Vérifiez le temps que vous investissez dans l'administration des salaires : de la saisie des jours de congé au paiement final. Vous pouvez également examiner et analyser chaque processus séparément. Par exemple, combien de temps consacrez-vous à la collecte de données ? Ainsi, vous verrez clairement ce qui prend le plus de temps et comment vous pouvez accélérer cette tâche fastidieuse.

4. Le coût de votre processus de paie
Sur la base des deux statistiques ci-dessus, vous pouvez déterminer le coût financier des inexactitudes et des heures rémunérées. Une fois que vous connaissez le coût et sa provenance, vous pouvez chercher des moyens efficaces de le réduire. d'enquêter.

5. Efficacité
À quelle fréquence devez-vous examiner ou suivre les décaissements ? Combien de temps faut-il pour corriger une erreur ? Vous avez de nombreux paiements qui ne font pas partie du cycle normal de traitement des salaires ? Dans quel délai répondez-vous aux questions relatives au traitement des salaires ? En posant ces questions, vous pourrez vérifier l'efficacité de votre processus de paie. Par exemple, il peut s'avérer que certains processus complexes fonctionneraient mieux si vous les automatisiez, alors que d'autres sont plus une question de précision.

6. Sécurité
Vérifiez tout d'abord si tous les paiements sont effectués à la bonne personne et au bon numéro de compte. Enfin, vous devez également être en mesure de garantir la sécurité de votre paie. Après tout, il s'agit de données personnelles qui ne doivent pas être perdues.

Lapaie est l'un des fondements des RH. Le processus est en place depuis le tout début et évolue constamment en fonction de l'évolution des contextes. À quoi ressemble l'avenir de la paie? Nous examinons certaines tendances intéressantes.

Une politique transparente en matière de rémunération
Vous ne demandez pas le salaire de quelqu'un. Une plus grande ouverture sur les rémunérations pourrait-elle avoir un effet positif ? Nombreux sont ceux qui soutiennent qu'elle devrait devenir et deviendra une partie essentielle du processus de paie. Partager des informations avec vos équipes sur la façon dont certains postes sont payés et pourquoi serait une bonne chose. L'idée sous-jacente est que la transparence de la structure de vos salaires favorise l'équité, l'égalité et la flexibilité du processus. Il donne à vos employés la possibilité de fournir un retour d'information, ce qui vous permet d'optimiser votre paie.

L'essor de la gig economy
Le terme "emploi" a depuis longtemps perdu son sens traditionnel. De moins en moins de personnes compromettent leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, tandis que de plus en plus de personnes recherchent d'autres défis. Les formes modernes de travail sont en augmentation, notamment parce que la corona nous a retenu à la maison. L'économie du gig est un bon exemple. Il s'agit d'une forme de planification de la main-d'œuvre dans laquelle les employés sont déployés en fonction des besoins du projet. Cela rendra la paie beaucoup plus complexe, ce qui nous amène tout naturellement à la prochaine tendance.

Amélioration de la protection des données relatives à la paie
Les données volumineuses prennent de plus en plus d'importance dans la gestion des ressources humaines et donc aussi dans l'administration de la paie (en savoir plus sur les paramètres de la paie). Contrairement à la transparence interne des salaires, il est préférable d'assurer une protection externe étanche. La législation de la GDPR exige que toutes les informations sensibles, telles que les données relatives aux salaires, que vous conservez soient protégées avec la plus grande prudence.

Automatisation et IA
Comment créer une administration des salaires transparente ? Comment protéger au mieux les données ? Comment gérer la complexité qu'apporte l'économie du gig ? Ce n'est pas sans raison que les gens se tournent vers l'automatisation et l'intelligence artificielle (IA). L'automatisation n'est pas seulement efficace en termes de coûts et de temps, elle est également basée sur le cloud. Cela signifie que les informations relatives à la paie peuvent être consultées et modifiées en toute sécurité, partout et sur n'importe quel appareil : des congés aux avis de maladie, des bulletins de paie à l'évolution de la paie et même des mesures de la paie. Si vous gérez vos données de cette manière, vous pouvez optimiser considérablement vos processus de paie. Non seulement vous réduisez les incohérences, mais vous créez aussi plus de qualité, de meilleures décisions et de transparence.

L'IA va plus loin : les systèmes extrêmement intelligents peuvent générer et analyser des données plus complexes que n'importe quel programme. Elle peut ainsi faire passer le processus de paie à un niveau supérieur.

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