Contenu

1. L'importance de l'accueil du nouveau collaborateur
2. La théorie de l'acceuil du nouveau collaborateur
3. En pratique : nos meilleures pratiques pour l'accueil d'un nouveau collaborateur
4. Comment réussir son onboarding en ligne ?
5. Reboarding : l'importance et l'approche
6. Offboarding pour un nouveau départ
7. Un flux de travail pour l'onboarding et l'offboarding

1. L'importance de l'intégration

Que vous apporte un processus d'onboarding efficace ?

1. Les employés s'intègrent 79 % plus facilement. Ils obtiennent un aperçu rapide de votre organisation et de votre produit ou service sous tous les angles possibles. Elle assure également la cohésion sociale et l'atmosphère sur le lieu de travail.
2. Si vous prévoyez une première rencontre avec le directeur pendant l'onboarding, l'attitude des nouveaux employés envers leur employeur est 78 % plus positive.
3. Vous augmentez l'engagement de vos nouveaux employés de 78% si vous les impliquez dans tout dès le premier jour. Cela leur donne le sentiment d'appartenir à l'entreprise et de s'y engager.
4. Vous aidez les nouveaux employés à devenir plus rapidement productifs. Dans les entreprises dotées de programmes d'onboarding structurés, les employés peuvent atteindre leur plein potentiel 51 % plus vite.

Quel est le retour sur investissement d'un processus d'accueil ?

2. La théorie de l'accueil d'un nouveau collaborateur 

Comment planifier un onboarding ?

1. Pré-onboarding
   Il est important que votre nouvel employé se sente membre de l'équipe dès le moment du recrutement. Restez donc en contact, même avant le premier jour de travail. Informez les collègues directs et prévoyez en temps utile le matériel nécessaire ainsi que les différents accès (en ligne et hors ligne).
2. Onboarding
   "Je suis le bienvenu ici ! C'est avec ce sentiment que le nouvel employé doit repartir après son premier jour.
   Une présentation approfondie de l'entreprise, de l'équipe et de sa propre position est prévue au cours de la première semaine. Précisez le rôle que l'employé assumera et les résultats que vous attendez. Prévoyez des réunions avec les collègues avec lesquels le nouvel arrivant sera souvent en contact. Ils peuvent ainsi l'aider à s'acclimater plus facilement.
3. Suivi
   Outre les moments de contrôle réguliers et informels, il est préférable de prévoir des discussions formelles et régulières également afin de suivre de près le déroulement de l'onboarding. Veillez à avoir ce genre de discussion après un mois, après trois mois, après six mois et après un an.

Les 4 C de l'onboarding

1. Le terme "conformité" désigne tous les aspects pratiques et administratifs du recrutement. Pensez, par exemple, aux contrats et aux politiques, aux accès (numériques) et à un lieu de travail bien équipé.
2. La clarification signifie que les nouveaux employés ont une image correcte de ce que vous attendez d'eux. L'étude Vlerick attire également l'attention sur ce point : 64 % des nouveaux employés indiquent que ce n'est pas tout à fait clair, alors que seulement 29 % des professionnels le savent.
3. La culture présente au nouveau venu la culture d'entreprise et les règles non écrites. Un employé s'immerge dans la mission, les valeurs et la vision future de l'entreprise. Cette culture s'exprime également dans la manière dont les employés interagissent entre eux et avec les parties externes.
4. La connexion peut être prise au pied de la lettre : assurez-vous que les nouvelles personnes se sentent rapidement connectées à l'entreprise et aux personnes qui y travaillent.
5. Un C supplémentaire mais indispensable. N'oubliez pas d'organiser un checkoù vous vérifierez de manière informelle si le nouveau salarié trouve progressivement son chemin.

3. En pratique : nos meilleures pratiques pour l'onboarding

Checklist

Questions auxquelles votre nouvel employé souhaite obtenir des réponses

1. Les questions comme "à quoi ressemble mon premier jour" Envoyez-leur un e-mail avec toutes les réponses pratiques et organisationnelles avant l'accueil. 
2. Les questions comme "quelle est ma valeur ajoutée".
   Montrez leur pourquoi et comment ils peuvent contribuer à l'entreprise.
3. Les questions comme "vais-je trouver ma place" 
   Prévoyez un moment de contrôle ou de suivi pour voir comment tout se passe.
4. Les questions "are-my-colleagues-friends"
   Fournir un mentor ou un coach à l'onboarding.
5. Les questions du type "sont-ils en phase avec mon développement"
   Dès le début, demandez-leur régulièrement dans quelle direction ils veulent aller et proposez-leur des options.

Comment créer un accueil unique ?

4. Comment mettre en place un accueil en ligne réussi ?

Hors ligne ou en ligne

1. Conformité
   En pratique, que faut-il prévoir ? Un lieu de travail. Même si cette notion prend un nouveau sens. Faites livrer à domicile le matériel nécessaire qui permetra aux nouveaux de faire correctement leur travail. Les nouveaux employés peuvent alors commencer à s'installer.
   
   Et d'un point de vue administratif ? Il s'agit de l'accès aux logiciels, aux données (adresse électronique, logins) et aux contrats. Il est parfois difficile de garder une vue d'ensemble. Ce qui a déjà été fait et ce qui n'a pas encore été fait. Vous pouvez facilement suivre ce processus grâce à notre logiciel d'onboarding dans Officient où vous pouvez créer un flux de travail d'onboarding à distance.
   
   Afin de rendre la communication personnelle dès le début, nous pensons qu'il est bon d'organiser cette étape par le biais d'un appel vidéo directement. Un bon départ et la moitié est déjà gagné.
2. Clarification
   Créer de la clarté et de la certitude le premier jour est essentiel, surtout si tout doit se passer à distance. Voici ce que fait l'entreprise et où elle se situe, voici votre équipe, voici votre tâche et voici votre planning. Partagez ces informations avec les nouveaux employés avant ou le premier jour. Grâce à une plateforme de collaboration (nous utilisons Notion), vous pouvez aborder deux questions importantes :
   
   1) Vous donnez une image claire de ce à quoi ressembleront les semaines à venir
   2) Vous vous assurez qu'il y a suffisamment de possibilités d'apprentissage et de collaboration.
   
   Veillez à ce qu'elle ne devienne pas trop envahissante. C'est pourquoi nous sommes également de grands défenseurs des réunions vidéo dans cette partie de l'onboarding à distance. Lorsque vous avez un contact visuel avec de nouveaux collègues, vous pouvez mieux anticiper leur attitude.
3. Culture
   Les employés sont les ambassadeurs de votre entreprise. Donnez donc à l'entreprise des valeurs et une culture d'entreprise dès le départ. Le plus grand défi ici ? La distance peut avoir pour inconvénient que les nouveaux employés ne peuvent pas découvrir ces valeurs et cette culture par eux-mêmes. Assurez-vous donc que la façon dont vous communiquez sur Internet communique déjà ces valeurs et cette culture. Vous montrez ainsi que votre parole correspond à la réalité.
4. Connexion
   La partie la plus risquée. Mais ne vous laissez pas décourager car cela signifie aussi qu'il y a encore beaucoup de place pour la créativité et l'innovation. Comment transmettre le sentiment d'appartenance à votre entreprise via des discussions en ligne ? Comment créer une connexion à distance avec une nouvelle personne ? Nous vous conseillons d'impliquer immédiatement le nouvel employé grâce à des événement en ligne. Par exemple, organisez un déjeuner par vidéo pour faire connaissance.
5. Check back
   Un C très important pour l'onboarding en ligne. Vérifiez régulièrement si vos nouveaux employés comprennent tout, ne sont pas submergés par toutes les informations ou s'ils se sentent déjà chez eux. Sinon, demandez où se trouvent les points douloureux et voyez ce qui pourrait être amélioré. C'est une nouveauté pour les deux parties, essayez de grandir ensemble avec les défis auxquels vous êtes confrontés.

Reporter l'onboarding

5. Reboarding : l'importance et l'approche

Un calendrier de "retour"

1. Pré-retour
   e Accueillez vos employés quelques jours avant le redémarrage effectif. Veuillez les informer sur la procédure de ré-intégration. Assurez-vous également que votre administration et votre organisation soient déjà opérationnelles avant le retour.
   
2. Rétablissement
   Quels sont les changements les plus importants au sein de l'entreprise ? Où en est la société actuellement ? Vos employés pourront reprendre leur travail normalement et plus rapidement et avec plus d'engagement s'ils sont au fait de ces changements. Communiquez ces mises à jour dès que possible pendant le reboarding.
3. Réintégration
   Les employés ne sont pas nouveaux, mais l'entreprise peut l'être. C'est pourquoi il est important de mettre à jour les employés qui sont de retour sur la façon dont le travail est fait actuellment mais aussi sur les valeurs et la mission éventuellement renouvelées. Ils doivent être réintégrés dans l'histoire afin d'être motivés. 

L'état des lieux

6. Un départ pour un nouveau début

L'importance de l'offboarding

1. Vous assurez le fonctionnement de l'organisation
   Lorsque quelqu'un quitte le navire, vous devez réagir rapidement pour éviter de perdre le fil. Grâce à un flux de travail prédéfini, vous savez immédiatement ce qu'il faut faire. Vous dites au revoir à un employé de manière raisonnable, tout en permettant au service de continuer à fonctionner, et vous commencez à chercher un remplaçant.
   
2. Vous protégez votre propriété (intellectuelle) 
   Les employés qui partent emportent avec eux des informations sensibles. Même si vous faites signer aux employés qui vous quittent un document dans lequel ils s'engagent à ne pas divulguer de secrets d'entreprise, vous feriez mieux de vous assurer qu'ils n'ont tout simplement pas besoin de le faire.
3. Vous rayonnez quelque chose en tant qu'employeur
   La façon dont vous dites au revoir à un employé en dit long sur la façon dont vous traitez avec lui. Une entreprise qui prend ses employés au sérieux, de leur début à leur départ - et au-delà - prouve qu'elle accorde une réelle valeur à ces personnes. Et que cela va au-delà de ce qu'ils ont apporté à l'entreprise.
4. Vous devenez meilleur dans ce que vous faites
   Les employés qui ont déjà quitté l'entreprise sont plus susceptibles de donner leur avis sans détour sur le fonctionnement de l'entreprise. Les entretiens de sortie vous fournissent de nombreuses informations que vous pouvez utiliser comme base pour remettre tout cela en question vous-même. Cela fera de vous un meilleur gestionnaire ou cadre RH, vous permettant de créer de meilleures opportunités pour l'équipe existante et d'obtenir de meilleurs résultats.
5. Vous laissez la porte entrouverte 
   Votre employé tire-t-il la porte derrière lui de bonne humeur ?Peut-être qu'un jour il reviendra, avec beaucoup de nouvelles expériences en poche.

En pratique : nos meilleures pratiques en matière d'offboarding

1. Pourquoi êtes-vous parti à la recherche de quelque chose de nouveau ?
   
2. Qu'est-ce que vous avez aimé et n'avez pas aimé dans votre travail ?
3. Disposiez-vous de tous les outils nécessaires pour faire votre travail correctement ?
4. Avez-vous eu le sentiment que vos succès ont été suffisamment célébrés ?
5. Comment avez-vous trouvé le soutien de votre supérieur hiérarchique ? Vous a-t-il apporté le soutien nécessaire ?
6. Si vous deviez donner 3 conseils pour nous améliorer, lesquels seraient-ils ?
7. Recommanderiez-vous notre entreprise à vos amis ?
8. Y a-t-il des questions non résolues dont vous aimeriez discuter ? Des choses que vous voulez ajouter ?

7. Un flux d'onboarding et d'offboarding

1. Vous pouvez créer plusieurs modèles de flux de travail qui peuvent être divisés en fonction de l'équipe, de l'emplacement où le flux de travail s'applique et du processus qui lui est associé (onboarding ou offboarding personnalisé).
   
2. Le profil de l'employé vous donne un aperçu des flux de travail par employé. Vous pouvez y voir quels sont les flux de travail en cours pour cet employé. Si vous cliquez sur l'un de ces flux de travail, une page plus détaillée s'ouvrira et vous donnera un meilleur aperçu des tâches qui doivent encore être effectuées ou qui ont déjà été accomplies.
3. Vous pouvez également accéder à l'onglet "Workflow" dans la navigation principale pour voir tous les flux de travail qui vous sont attribués en tant qu'administrateur. Vous y trouverez également leur état d'avancement et la date à laquelle ils ont été mis en service.
4. Les tâches peuvent être assignées à la fois aux administrateurs et aux employés. Celles-ci apparaissent sous la forme d'un onglet séparé "tâches" dans leur libre-service. Cela permet une meilleure répartition de la charge de travail et permet de mieux impliquer le salarié dans les différents processus RH.
5. Rappels automatiques en fonction des délais mis en place. Vous serez informé dans l'application par des notifications, mais nous vous informerons également par courrier électronique.