Le guide d'accueil d'un nouvel employé

Dans ce guide, vous trouverez toutes nos idées et réflexions sur l'onboarding, l'onboarding en ligne, le reboarding et le débarquement. De la théorie aux conseils concrets.

Contenu

  1. L'importance de l'accueil du nouveau collaborateur
  2. La théorie de l'acceuil du nouveau collaborateur
  3. En pratique : nos meilleures pratiques pour l'accueil d'un nouveau collaborateur
  4. Comment réussir son onboarding en ligne ?
  5. Reboarding : l'importance et l'approche
  6. Offboarding pour un nouveau départ
  7. Un flux de travail pour l'onboarding et l'offboarding

1. L'importance de l'intégration

Qu'est-ce que l'onboarding ? Littéralement, l'onboarding signifie "embarquer" vos nouvelles recrues. Vous les accueillez et les mettez sur la route au sein de votre organisation par le biais d'une sorte de programme d'introduction

.Pourquoi l'onboarding est-il important? On n'a jamais une deuxième chance de faire une première impression. Certainement pas en tant qu'entreprise. Une étude menée par Vlerick et Talmundo montre que 77 % des professionnels des RH constatent l'importance croissante de l'onboarding. Pour les nouveaux employés, ce pourcentage est encore plus élevé : 83 % des nouvelles recrues estiment qu'un processus d'intégration est utile. Vous n'êtes pas convaincu ? Lire la suite.

Que vous apporte un processus d'onboarding efficace ?

  1. Les employés s'intègrent 79 % plus facilement. Ils obtiennent un aperçu rapide de votre organisation et de votre produit ou service sous tous les angles possibles. Elle assure également la cohésion sociale et l'atmosphère sur le lieu de travail.
  2. Si vous prévoyez une première rencontre avec le directeur pendant l'onboarding, l'attitude des nouveaux employés envers leur employeur est 78 % plus positive.
  3. Vous augmentez l'engagement de vos nouveaux employés de 78% si vous les impliquez dans tout dès le premier jour. Cela leur donne le sentiment d'appartenir à l'entreprise et de s'y engager.
  4. Vous aidez les nouveaux employés à devenir plus rapidement productifs. Dans les entreprises dotées de programmes d'onboarding structurés, les employés peuvent atteindre leur plein potentiel 51 % plus vite.

Quel est le retour sur investissement d'un processus d'accueil ?

Le recrutement et l'intégration de nouveaux employés constituent un investissement et vous voulez en tirer profit. Mais, comme tout autre investissement, il comporte aussi ses risques. Un embarquement progressif et efficace réduit ce risque. Quel est le retour sur investissement de l'accueil d'un nouveau collaborateur ?
Le coût total d'un nouvel employé peut facilement s'élever à 62 000 euros, mais en même temps, un bon onboarding évite de perdre ce coût ou d'encourir des frais supplémentaires si l'employé part à nouveau rapidement.

2. La théorie de l'accueil d'un nouveau collaborateur 

Ne paniquez pas. Nous allons faire court et vous donner nos meilleures pratiques plus tard. Mais nous devons aussi donner ceci : deux éléments essentielsdes théories sur l'onboarding

Comment planifier un onboarding ?

Un processus d'onboarding va au-delà d'un soutien supplémentaire le premier jour ou la première semaine. Suivez ces 3 étapes pour être aussi complet que possible :
  1. Pré-onboarding
    Il est important que votre nouvel employé se sente membre de l'équipe dès le moment du recrutement. Restez donc en contact, même avant le premier jour de travail. Informez les collègues directs et prévoyez en temps utile le matériel nécessaire ainsi que les différents accès (en ligne et hors ligne).
  2. Onboarding
    "Je suis le bienvenu ici ! C'est avec ce sentiment que le nouvel employé doit repartir après son premier jour.
    Une présentation approfondie de l'entreprise, de l'équipe et de sa propre position est prévue au cours de la première semaine. Précisez le rôle que l'employé assumera et les résultats que vous attendez. Prévoyez des réunions avec les collègues avec lesquels le nouvel arrivant sera souvent en contact. Ils peuvent ainsi l'aider à s'acclimater plus facilement.
  3. Suivi
    Outre les moments de contrôle réguliers et informels, il est préférable de prévoir des discussions formelles et régulières également afin de suivre de près le déroulement de l'onboarding. Veillez à avoir ce genre de discussion après un mois, après trois mois, après six mois et après un an.

Les 4 C de l'onboarding

Une théorie qui a été largement prouvée est celle des 4 C de l'onboarding. Chacune de ces parties a sa propre importance.
  1. Le terme "conformité" désigne tous les aspects pratiques et administratifs du recrutement. Pensez, par exemple, aux contrats et aux politiques, aux accès (numériques) et à un lieu de travail bien équipé.
  2. La clarification signifie que les nouveaux employés ont une image correcte de ce que vous attendez d'eux. L'étude Vlerick attire également l'attention sur ce point : 64 % des nouveaux employés indiquent que ce n'est pas tout à fait clair, alors que seulement 29 % des professionnels le savent.
  3. La culture présente au nouveau venu la culture d'entreprise et les règles non écrites. Un employé s'immerge dans la mission, les valeurs et la vision future de l'entreprise. Cette culture s'exprime également dans la manière dont les employés interagissent entre eux et avec les parties externes.
  4. La connexion peut être prise au pied de la lettre : assurez-vous que les nouvelles personnes se sentent rapidement connectées à l'entreprise et aux personnes qui y travaillent.
  5. Un C supplémentaire mais indispensable. N'oubliez pas d'organiser un checkoù vous vérifierez de manière informelle si le nouveau salarié trouve progressivement son chemin.

3. En pratique : nos meilleures pratiques pour l'onboarding

Comme promis : nos meilleures méthodes d'accueil. Le petit plus à faire pour vos nouveaux employés. Car avouez-le : vous seriez plus enclin à rester dans une entreprise qui fait de son mieux pour vous donner un bon départ.

Checklist

Lors de l'onboarding, il est avant tout très important de ne rien oublier qui puisse empêcher un démarrage en douceur. Dans cette checklist, vous trouverez tous les points d'attention.
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Questions auxquelles votre nouvel employé souhaite obtenir des réponses

En plus de l'aspect organisationnel, il y a aussi les questions du nouvel employé. Il ou elle aura beaucoup de questions au départ et n'osera pas toujours les poser. N'hésitez donc pas à prendre l'initiative et à réagir intelligemment.
  1. Les questions comme "à quoi ressemble mon premier jour" Envoyez-leur un e-mail avec toutes les réponses pratiques et organisationnelles avant l'accueil. 
  2. Les questions comme "quelle est ma valeur ajoutée".
    Montrez leur pourquoi et comment ils peuvent contribuer à l'entreprise.
  3. Les questions comme "vais-je trouver ma place" 
    Prévoyez un moment de contrôle ou de suivi pour voir comment tout se passe.
  4. Les questions "are-my-colleagues-friends"
    Fournir un mentor ou un coach à l'onboarding.
  5. Les questions du type "sont-ils en phase avec mon développement"
    Dès le début, demandez-leur régulièrement dans quelle direction ils veulent aller et proposez-leur des options.

Comment créer un accueil unique ?

Une liste de contrôle, c'est bien beau, mais comment créer un onboarding unique ? N'oubliez pas que vous avez souvent affaire à différentes générations. Assurez-vous donc d'avoir un bon mélange qui plaise à la fois aux traditionalistes et aux millénaires. Voici quelques exemples de la manière dont d'autres entreprises abordent le programme d'intégration de leurs nouveaux employés.
#N°1 Pariez sur une première impression personnalisée

Plus votre accueil sera personnalisé, plus vous marquerez des points auprès de votre nouvel employé. Lorsque vous intégrez un millénial, vous êtes face à quelqu'un qui est habitué à la personnalisation. Ils ont grandi avec Internet : un lieu où chaque information est adaptée à leurs besoins personnels. Les générations plus âgées quant à elles vont plutôt aimer être caressées dans le sens du poil. Vous pouvez facilement y répondre en prêtant une attention particulière à ce qu'ils disent au cours de votre processus de recrutement.
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2 Rendez le processus d'accueil visuel

Les informations que vous voulez partager avant le jour de prise de fonction de votre employé, vous pouvez simplement les mettre sur le courrier, mais vous pouvez aussi en faire quelque chose d'original. Par exemple, un planing pour l'intégration donne une indication visuelle de ce à quoi vous pouvez vous attendre en tant que débutant.

#3 Donner à chaque nouvel employé un budget de 50€ pour se faire connaître auprès de ses collègues.

Il est important que votre nouvel employé soit proactif dans l'établissement de relations. Sentia donne aux nouveaux employés un budget de 50€ pour se faire connaître auprès de leurs collègues. Le budget a déjà été utilisé pour préparer un grand (oui, très grand) gâteau. Ou, après un déménagement de bureau, un employé a fait venir une équipe de nettoyage.

#4 Obtenez des résultats durables grâce à des interactions concises

Choisissez un contenu court et concis qui leur présente progressivement votre entreprise. Par exemple, au lieu de passer une heure à faire une présentation sur la structure organisationnelle et les valeurs de votre entreprise, vous pouvez mettre en place un petit quiz ou organiser un bingo comme le fait Intuo.

#5 Organisez une réunion "start, stop, continue" après trois mois

Un nouvel employé signifie aussi un nouveau regard sur votre entreprise. Yuki en fait un usage intelligent en organisant une réunion "début, arrêt, continuer" après les trois premiers mois. Lors de cette réunion, on demande au nouvel employé ce qu'il pense que l'entreprise devrait commencer immédiatement (=démarrer) et ce qu'elle devrait arrêter de faire (=arrêter). Ensuite, on leur demande également ce qui fonctionne selon eux et ce que votre entreprise devrait absolument poursuivre (=continuer).

#6 Passez au numérique

Assurez-vous d'avoir une approche fraîche et numérique. Cela fonctionne particulièrement bien avec les milléniaux. Laissez vos nouveaux employés signer leur contrat numériquement à l'avance grâce à un logiciel. Donnez-leur également accès à leur propre profil d'employé, afin qu'ils puissent remplir leurs propres données dans votre gbase de données RH.

4. Comment mettre en place un accueil en ligne réussi ?

Hors ligne ou en ligne

Qu'est-ce qui change avec un onboarding en ligne? Sur le plan purement théorique : pas grand-chose. Le processus d'onboarding suit toujours trois étapes et les 4 C demeurent, bien qu'ils semblent un peu différents dans la pratique.
Les 4 C de l'onboarding numérisé
  1. Conformité
    En pratique, que faut-il prévoir ? Un lieu de travail. Même si cette notion prend un nouveau sens. Faites livrer à domicile le matériel nécessaire qui permetra aux nouveaux de faire correctement leur travail. Les nouveaux employés peuvent alors commencer à s'installer.

    Et d'un point de vue administratif ? Il s'agit de l'accès aux logiciels, aux données (adresse électronique, logins) et aux contrats. Il est parfois difficile de garder une vue d'ensemble. Ce qui a déjà été fait et ce qui n'a pas encore été fait. Vous pouvez facilement suivre ce processus grâce à notre logiciel d'onboarding dans Officient où vous pouvez créer un flux de travail d'onboarding à distance.

    Afin de rendre la communication personnelle dès le début, nous pensons qu'il est bon d'organiser cette étape par le biais d'un appel vidéo directement. Un bon départ et la moitié est déjà gagné.
  2. Clarification
    Créer de la clarté et de la certitude le premier jour est essentiel, surtout si tout doit se passer à distance. Voici ce que fait l'entreprise et où elle se situe, voici votre équipe, voici votre tâche et voici votre planning. Partagez ces informations avec les nouveaux employés avant ou le premier jour. Grâce à une plateforme de collaboration (nous utilisons Notion), vous pouvez aborder deux questions importantes :

    1) Vous donnez une image claire de ce à quoi ressembleront les semaines à venir
    2) Vous vous assurez qu'il y a suffisamment de possibilités d'apprentissage et de collaboration.

    Veillez à ce qu'elle ne devienne pas trop envahissante. C'est pourquoi nous sommes également de grands défenseurs des réunions vidéo dans cette partie de l'onboarding à distance. Lorsque vous avez un contact visuel avec de nouveaux collègues, vous pouvez mieux anticiper leur attitude.
  3. Culture
    Les employés sont les ambassadeurs de votre entreprise. Donnez donc à l'entreprise des valeurs et une culture d'entreprise dès le départ. Le plus grand défi ici ? La distance peut avoir pour inconvénient que les nouveaux employés ne peuvent pas découvrir ces valeurs et cette culture par eux-mêmes. Assurez-vous donc que la façon dont vous communiquez sur Internet communique déjà ces valeurs et cette culture. Vous montrez ainsi que votre parole correspond à la réalité.
  4. Connexion
    La partie la plus risquée. Mais ne vous laissez pas décourager car cela signifie aussi qu'il y a encore beaucoup de place pour la créativité et l'innovation. Comment transmettre le sentiment d'appartenance à votre entreprise via des discussions en ligne ? Comment créer une connexion à distance avec une nouvelle personne ? Nous vous conseillons d'impliquer immédiatement le nouvel employé grâce à des événement en ligne. Par exemple, organisez un déjeuner par vidéo pour faire connaissance.
  5. Check back
    Un C très important pour l'onboarding en ligne. Vérifiez régulièrement si vos nouveaux employés comprennent tout, ne sont pas submergés par toutes les informations ou s'ils se sentent déjà chez eux. Sinon, demandez où se trouvent les points douloureux et voyez ce qui pourrait être amélioré. C'est une nouveauté pour les deux parties, essayez de grandir ensemble avec les défis auxquels vous êtes confrontés.
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Reporter l'onboarding

En situation de crise, l'onboarding en ligne devient soudain extrêmement intéressant. Mais parfois, ce n'est pas une option. Si vous ne pouvez pas mettre en place un programme d'onboarding intensif, il est préférable de ne pas le faire.

Si vous ne pouvez pas garantir que vos nouveaux employés pourront se rendre sur le lieu de travail en raison de l'annulation de projets, ils n'auront pas une idée claire de ce que l'on attend exactement d'eux. Il leur est donc difficile de faire leur nouveau travail. En tant que responsable ou cadre RH, vous devez en tenir compte. Il est donc préférable de reporter l'onboarding. Informez-vous, ainsi que le nouveau collaborateur et l'équipe, de manière détaillée.

Mais un report n'est pas une annulation. Ces nouveaux employés commenceront simplement à travailler pour vous à une date ultérieure. Faites-les donc déjà participer à l'entreprise. Par exemple, envoyez-leur un livre pour qu'ils puissent déjà se préparer et invitez-les à des réunions d'entreprise ou à des apéritifs après le travail.

5. Reboarding : l'importance et l'approche

L'intégration n'est pas réservée aux nouveaux employés. Dans certaines situations, elle peut également être utile aux employés existants. Il suffit de penser aux collègues qui se sont retrouvés sans travail pendant quelques semaines ou quelques mois pour des raisons médicales ou familiales, ou pour des situations de travail à domicile de longue durée. Dans ce cas, l'entreprise ne reste pas immobile. Nous supposons logiquement que les choses ont changé. Par conséquent, lorsque l'on ramène les employés à bord, il faut les communiquer. Prévoyez donc un reboarding.

Un calendrier de "retour"

Bien que les employés connaissent déjà l'entreprise, il existe de nombreux parallèles entre l'onboarding et le reboarding. Ici aussi, il est préférable de suivre le processus en utilisant un calendrier.
  1. Pré-retour
    e
    Accueillez vos employés quelques jours avant le redémarrage effectif. Veuillez les informer sur la procédure de ré-intégration. Assurez-vous également que votre administration et votre organisation soient déjà opérationnelles avant le retour.
  2. Rétablissement
    Quels sont les changements les plus importants au sein de l'entreprise ? Où en est la société actuellement ? Vos employés pourront reprendre leur travail normalement et plus rapidement et avec plus d'engagement s'ils sont au fait de ces changements. Communiquez ces mises à jour dès que possible pendant le reboarding.
  3. Réintégration
    Les employés ne sont pas nouveaux, mais l'entreprise peut l'être. C'est pourquoi il est important de mettre à jour les employés qui sont de retour sur la façon dont le travail est fait actuellment mais aussi sur les valeurs et la mission éventuellement renouvelées. Ils doivent être réintégrés dans l'histoire afin d'être motivés. 

L'état des lieux

Mises à jour sur les équipes

Pourquoi ?

Les gens évoluent. Ils réfléchissent à leur trajectoire, aux défis qu'ils veulent relever et aux objectifs qu'ils veulent atteindre. Cela signifie que lorsque les employés reprennent le travail, certains de leurs collègues ont pris un nouveau rôle ou ont quitté l'entreprise. Informez-en bien les employés qui reviennent, car cela a un effet tant émotionnel que pratique sur eux.

Comment ?
Donnez-leur également la possibilité de dire au revoir à leurs collègues les plus proches et de s'habituer à leur éventuelle nouvelle position dans l'équipe. Soutenez-les bien s'ils doivent assumer de nouvelles tâches à la suite d'un nouveau rôle ou du départ d'un collègue.

Mise à jour des objectifs
Pourquoi ?

Quels objectifs ont été ajustés ou atteints entre-temps et quels sont les nouveaux objectifs ? Ceux-ci déterminent la situation actuelle de l'entreprise. Il est donc important que les employés qui débutent s'en fassent une idée. Cela leur permettra de se remettre en selle plus rapidement.
Comment ?
Il nous semble que c'est une bonne idée d'organiser une réunion d'entreprise pour cela. De cette façon, vous informez tout le monde des nouveaux objectifs en même temps et toute l'équipe est réunie.

Mises à jour sur l'entreprise
Pourquoi ?
La mission peut avoir évolué au fil du temps pour devenir quelque chose qui convient mieux à la situation. Parallèlement à cette mission, la culture de l'entreprise a peut-être aussi évolué. Les employés qui reviennent veulent savoir dans quel type d'entreprise ils entrent, ce pour quoi ils vont travailler et comment ils vont le faire.

Comment ?
Soyez ouvert à ce sujet lors de l'intégration et réfléchissez-y avec votre équipe. De cette façon, vous les intégrez immédiatement dans les nouvelles habitudes de l'entreprise. Pour ce faire, vous pouvez par exemple planifier une activité de bienvenue et la lier à la nouvelle culture d'entreprise.

6. Un départ pour un nouveau début

Pouvoir finir en beauté est au moins aussi important qu'un bon départ. L'offboarding peut vous aider à prendre un nouveau départ à partir d'un adieu, tant pour votre employé que pour votre entreprise.

L'importance de l'offboarding

  1. Vous assurez le fonctionnement de l'organisation
    Lorsque quelqu'un quitte le navire, vous devez réagir rapidement pour éviter de perdre le fil. Grâce à un flux de travail prédéfini, vous savez immédiatement ce qu'il faut faire. Vous dites au revoir à un employé de manière raisonnable, tout en permettant au service de continuer à fonctionner, et vous commencez à chercher un remplaçant.
  2. Vous protégez votre propriété (intellectuelle) 
    Les employés qui partent emportent avec eux des informations sensibles. Même si vous faites signer aux employés qui vous quittent un document dans lequel ils s'engagent à ne pas divulguer de secrets d'entreprise, vous feriez mieux de vous assurer qu'ils n'ont tout simplement pas besoin de le faire.
  3. Vous rayonnez quelque chose en tant qu'employeur
    La façon dont vous dites au revoir à un employé en dit long sur la façon dont vous traitez avec lui. Une entreprise qui prend ses employés au sérieux, de leur début à leur départ - et au-delà - prouve qu'elle accorde une réelle valeur à ces personnes. Et que cela va au-delà de ce qu'ils ont apporté à l'entreprise.
  4. Vous devenez meilleur dans ce que vous faites
    Les employés qui ont déjà quitté l'entreprise sont plus susceptibles de donner leur avis sans détour sur le fonctionnement de l'entreprise. Les entretiens de sortie vous fournissent de nombreuses informations que vous pouvez utiliser comme base pour remettre tout cela en question vous-même. Cela fera de vous un meilleur gestionnaire ou cadre RH, vous permettant de créer de meilleures opportunités pour l'équipe existante et d'obtenir de meilleurs résultats.
  5. Vous laissez la porte entrouverte 
    Votre employé tire-t-il la porte derrière lui de bonne humeur ?Peut-être qu'un jour il reviendra, avec beaucoup de nouvelles expériences en poche.

En pratique : nos meilleures pratiques en matière d'offboarding

Liste de contrôle 
Tout comme pour l'onboarding, il est important que vous dépassiez certains points avec un débarquement. Nous sommes heureux de vous fournir un modèle de liste de contrôle avec nos meilleures pratiques afin que vous n'oubliiez rien.
Téléchargez gratuitement la liste de contrôle sur l'onboarding !
8 questions pour un entretien de départ utile
Enfin, saisissez l'entretien de départ comme une occasion de recueillir des commentaires ouverts et honnêtes et de montrer que vous vous souciez de leur départ. Ces 8 questions ne doivent pas être manquées :
  1. Pourquoi êtes-vous parti à la recherche de quelque chose de nouveau ?
  2. Qu'est-ce que vous avez aimé et n'avez pas aimé dans votre travail ?
  3. Disposiez-vous de tous les outils nécessaires pour faire votre travail correctement ?
  4. Avez-vous eu le sentiment que vos succès ont été suffisamment célébrés ?
  5. Comment avez-vous trouvé le soutien de votre supérieur hiérarchique ? Vous a-t-il apporté le soutien nécessaire ?
  6. Si vous deviez donner 3 conseils pour nous améliorer, lesquels seraient-ils ?
  7. Recommanderiez-vous notre entreprise à vos amis ?
  8. Y a-t-il des questions non résolues dont vous aimeriez discuter ? Des choses que vous voulez ajouter ?
Les réponses à toutes ces questions révèlent un large éventail de possibilités pour améliorer votre approche, tant au niveau de l'entreprise qu'au niveau des RH. Ils vous donnent un aperçu de la façon dont le fonctionnement de votre entreprise est perçu et évalué par les autres, ce qui facilite la résolution des problèmes. Et ils vous donnent l'occasion de sonder les candidats ultérieurs et les nouveaux employés sur la façon dont ils perçoivent ces questions : vous pourrez ainsi trouver une meilleure adéquation.

7. Un flux d'onboarding et d'offboarding

Voulez-vous vous assurer que vous n'oubliez rien pendant l'intégration ou l'exclusion ? Dans ce cas, l'e-HRM peut vous aider à automatiser le processus. Dans le progiciel HRM d'Officient, vous pouvez lancer un flux de travail d'accueil avec toutes les tâches impliquées dans le processus. Ce logiciel d'onboarding vous donne un bel aperçu des tâches ouvertes et terminées.
Comment fonctionnent les workflows dans Officient ?
  1. Vous pouvez créer plusieurs modèles de flux de travail qui peuvent être divisés en fonction de l'équipe, de l'emplacement où le flux de travail s'applique et du processus qui lui est associé (onboarding ou offboarding personnalisé).
  2. Le profil de l'employé vous donne un aperçu des flux de travail par employé. Vous pouvez y voir quels sont les flux de travail en cours pour cet employé. Si vous cliquez sur l'un de ces flux de travail, une page plus détaillée s'ouvrira et vous donnera un meilleur aperçu des tâches qui doivent encore être effectuées ou qui ont déjà été accomplies.
  3. Vous pouvez également accéder à l'onglet "Workflow" dans la navigation principale pour voir tous les flux de travail qui vous sont attribués en tant qu'administrateur. Vous y trouverez également leur état d'avancement et la date à laquelle ils ont été mis en service.
  4. Les tâches peuvent être assignées à la fois aux administrateurs et aux employés. Celles-ci apparaissent sous la forme d'un onglet séparé "tâches" dans leur libre-service. Cela permet une meilleure répartition de la charge de travail et permet de mieux impliquer le salarié dans les différents processus RH.
  5. Rappels automatiques en fonction des délais mis en place. Vous serez informé dans l'application par des notifications, mais nous vous informerons également par courrier électronique.