Le guide d'embarquement

Dans ce guide, vous trouverez toutes nos idées et réflexions sur l'embarquement, l'embarquement en ligne, le réembarquement et le débarquement. De la théorie aux conseils concrets.

Contenu

  1. L'importance de l'embarquement
  2. La théorie de l'embarquement
  3. En pratique : nos meilleures pratiques pour l'embarquement
  4. Comment réussir son embarquement en ligne ?
  5. Reboarding : l'importance et l'approche
  6. Un nouveau départ à bord
  7. Un flux de travail intégré et non intégré

1. L'importance de l'embarquement

Qu'est-ce qu'il y a à bord ? Littéralement, onboarding signifie "embarquer" vos nouvelles acquisitions. Vous les accueillez et les mettez en route au sein de votre organisation grâce à une sorte de programme d'introduction

Pourquoi l'embarquement est-il important ? On n'a jamais une deuxième chance de faire une première impression. Certainement pas en tant qu'entreprise. Les recherches menées par Vlerick et Talmundo montrent que 77 % des professionnels des ressources humaines sont conscients de l'importance croissante de l'embarquement. Ce pourcentage est encore plus élevé pour les nouveaux employés : 83% des nouveaux embauchés indiquent qu'un processus d'intégration est utile. Vous n'êtes pas convaincu ? N'hésitez pas à poursuivre votre lecture.

Que vous apporte un processus d'embarquement efficace ?

  1. Les employés s'intègrent 79 % plus facilement. Ils obtiennent un aperçu rapide de votre organisation et de votre produit ou service sous tous les angles possibles. Elle assure également la cohésion sociale et l'atmosphère sur le lieu de travail.
  2. Si vous prévoyez une première rencontre avec le directeur pendant votre séjour, l'attitude des nouveaux employés envers leur employeur est 78 % plus positive.
  3. Vous augmentez l'engagement de vos nouveaux employés de 78% si vous les impliquez dans tout dès le premier jour. Cela leur donne le sentiment d'appartenir à l'entreprise et de s'y engager.
  4. Vous aidez les nouveaux employés à devenir plus rapidement productifs. Dans les entreprises dotées de programmes d'insertion structurés, les employés peuvent courir 51 % plus vite à plein régime.

Quel est le retour sur investissement d'un processus d'embarquement ?

Le recrutement et l'intégration de nouveaux employés constituent un investissement et vous voulez qu'ils en tirent profit. Mais, comme tout autre investissement, il comporte aussi ces risques. Un embarquement progressif et efficace réduit ce risque. Quel est le retour sur investissement de l'embarquement ?
Le coût total d'un nouvel employé peut facilement s'élever à 62 000 euros, mais en même temps, un bon embarquement évite de perdre ce coût ou d'encourir des frais supplémentaires si l'employé part à nouveau rapidement.

2. La théorie de l'embarquement

Ne paniquez pas. Nous allons faire court et vous donner nos meilleures pratiques plus tard. Mais nous devons aussi donner ceci : deux éléments essentiels des théories sur l'embarquement.

Comment planifier un embarquement ?

Un processus d'embarquement va au-delà d'un soutien supplémentaire le premier jour ou la première semaine. Suivez ces 3 étapes pour être aussi complet que possible :
  1. Pré-embarquement
    Il est important que votre nouvel employé se sente membre de l'équipe dès le moment du recrutement. Restez donc en contact, même avant le premier jour de travail. Informez les collègues directs et organisez en temps utile le matériel nécessaire et l'accès en ligne et hors ligne correct.
  2. Embarquement
    "Je suis le bienvenu ici ! Avec ce sentiment, le nouvel employé doit sortir après le premier jour.
    Une présentation approfondie de l'entreprise, de l'équipe et de sa propre position est prévue au cours de la première semaine. Précisez le rôle que l'employé assumera et les résultats que vous attendez. Prévoyez des réunions avec les collègues avec lesquels le nouvel arrivant sera souvent en contact. Ils peuvent aider à "acclimater" le nouveau collègue.
  3. Suivi
    Outre les moments de contrôle réguliers et informels, il est préférable de prévoir une consultation formelle régulière afin de suivre de près le déroulement de l'embarquement. Veillez à entrer en consultation après un mois, après trois mois, après six mois et après un an.

Les 4 C de l'embarquement

Une théorie qui a été largement prouvée est celle des 4 C de l'embarquement. Chacune de ces parties a sa propre importance.
  1. Le terme "conformité" désigne tous les aspects pratiques et administratifs du recrutement. Pensez, par exemple, aux contrats et aux politiques, aux accès (numériques) et à un lieu de travail bien équipé.
  2. La clarification signifie que les nouveaux employés ont une image correcte de ce que vous attendez d'eux. L'étude Vlerick attire également l'attention sur ce point : 64 % des nouveaux employés indiquent que ce n'est pas tout à fait clair, alors que seulement 29 % des professionnels le savent.
  3. La culture introduit un nouveau venu dans la culture d'entreprise et les règles non écrites. Un employé s'immerge dans la mission, les valeurs et la vision future de l'entreprise. Cette culture s'exprime également dans la manière dont les employés interagissent entre eux et avec les parties externes.
  4. La connexion peut être prise au pied de la lettre : assurez-vous que les nouvelles personnes se sentent rapidement connectées à l'entreprise et aux personnes qui y travaillent.
  5. Un C supplémentaire mais indispensable. N'oubliez pas d'organiser un contrôle de retour où vous vérifierez de manière informelle si le nouveau salarié trouve progressivement son chemin.

3. En pratique : nos meilleures pratiques pour l'embarquement

Comme promis : nos meilleures méthodes d'embarquement. Et juste quelque chose de plus à faire pour vos nouveaux employés. Avouez-le : vous seriez plus enclin à vous en tenir à une entreprise qui fait de son mieux pour vous donner un bon départ.

Liste de contrôle

Lors de l'embarquement, il est avant tout très important de ne rien oublier qui puisse empêcher un démarrage en douceur. Dans cette liste de contrôle, vous trouverez tous les points d'attention.
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Questions auxquelles votre nouvel employé souhaite obtenir des réponses

En plus de l'aspect organisationnel, il y a aussi les questions du nouvel employé. Il ou elle aura beaucoup de questions au départ et n'osera pas toujours les poser. N'hésitez donc pas à prendre l'initiative et à réagir intelligemment.
  1. Les questions
    "Comment je veux voir mon premier jour"
    Envoyez-leur un e-mail avec toutes les réponses pratiques et organisationnelles lors du pré-enregistrement.
  2. Les "qu'est-ce que j'y gagne" leur demandent
    de leur montrer pourquoi et comment ils peuvent contribuer à l'entreprise.
  3. Les questions
    "Je vais chercher"
    Prévoyez un moment de contrôle ou de suivi pour voir comment tout se passe.
  4. Les questions "are-my-colleagues-friends"
    Fournir un mentor ou un coach à l'embarquement.
  5. Les "sit-it-in-with-my-development" leur demandent
    dès le départ dans quelle direction ils veulent évoluer et leur proposent des options.

Comment créer un embarquement unique ?

Une liste de contrôle, c'est bien beau, mais comment créer un embarquement unique ? N'oubliez pas que vous avez souvent affaire à différentes générations. Assurez-vous donc d'avoir un bon mélange qui plaise à la fois aux traditionalistes et aux millénaires. Voici quelques exemples de la manière dont d'autres entreprises abordent le programme d'intégration de leurs nouveaux employés.
#N°1 Parier sur une première impression personnalisée

Plus votre embarquement sera personnel, plus vous marquerez de points avec votre nouvel employé. A bord d'un Millenium, vous avez aussi les maîtres de la personnalisation au crochet. Ils ont grandi avec l'internet : un lieu où chaque information est adaptée à leurs besoins personnels. Mais les générations plus âgées aiment aussi se défouler sur leur ego. Vous pouvez facilement y répondre en prêtant l'attention nécessaire à ce qu'ils disent au cours de votre processus de recrutement.
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#2 Visualiser le processus d'embarquement

Vous pouvez simplement mettre les informations que vous souhaitez partager avant la date d'entrée en fonction de votre employé sur le courrier électronique, mais vous pouvez aussi en faire quelque chose d'original. Par exemple, une feuille de route d'embarquement donne une indication visuelle de ce à quoi vous pouvez vous attendre en tant que starter.

#3 Donnez à chaque nouvel employé un budget de 50€ pour se faire connaître de ses collègues

Il est important que votre nouvel employé soit proactif dans l'établissement de ses relations. Sentia donne aux nouveaux employés un budget de 50€ pour se faire connaître auprès de leurs collègues. Le budget a déjà été utilisé pour préparer un gros (oui, très gros) gâteau. Ou bien, après un déménagement de bureau, un employé a fait venir une équipe de nettoyage.

#4 Obtenez des résultats durables grâce à des interactions concises

Choisissez un contenu court et concis qui les présente progressivement à votre entreprise. Par exemple, au lieu de passer une heure à faire une présentation sur la structure organisationnelle et les valeurs de votre entreprise, vous pouvez organiser un petit quiz ou un bingo comme le fait Intuo.

#5 Organisez une réunion "start, stop, continue" après trois mois

Un nouvel employé signifie aussi un nouveau regard sur votre entreprise. Yuki en fait un usage intelligent en organisant une réunion "start, stop, continuous" après les trois premiers mois. Lors de cette réunion, on demande au nouvel employé ce qu'il pense que l'entreprise devrait commencer immédiatement (=démarrer) et ce qu'elle devrait arrêter de faire (=arrêter). Ensuite, on leur demande également ce qui fonctionne selon eux et ce que votre entreprise doit absolument poursuivre (=continu).

#6 Go digital

Assurez-vous d'avoir une approche numériqueoriginale. Cela fonctionne particulièrement bien avec les millénaires. Permettez à vos nouveaux employés de signer leur contrat à l'avance de manière numérique grâce à un logiciel d'embarquement. Donnez-leur également accès à leur propre profil d'employé, afin qu'ils puissent saisir leurs propres données dans votre gestion des données RH.

4. Comment mettre en place un embarquement en ligne réussi ?

Hors ligne ou en ligne

Qu'est-ce qui change avec un embarquement en ligne? Sur le plan purement théorique : pas grand-chose. Le processus d'embarquement suit toujours trois étapes et les 4 C demeurent, bien qu'ils semblent un peu différents dans la pratique.
Les 4 C de l'embarquement numérisé
  1. Conformité
    Que faut-il corriger dans la pratique ? Un lieu de travail. Même si elle prend ici un nouveau sens. Faites livrer à votre domicile le matériel nécessaire pour effectuer correctement le travail. Les nouveaux employés peuvent alors s'installer.

    Que signifie l'aspect administratif ? Il s'agit de l'accès aux logiciels, aux données (adresse électronique, logins) et aux contrats. Il est parfois difficile de garder une vue d'ensemble. Ce qui a déjà été fait et ce qui n'a pas encore été fait. Vous pouvez facilement suivre ce processus grâce à notre logiciel d'embarquement dans Officient où vous pouvez créer un flux de travail d'embarquement à distance.

    Afin de rendre la communication personnelle dès le début, nous pensons qu'il est bon d'organiser cette partie par le biais d'un appel vidéo tout de suite. Un bon départ et la moitié a gagné.
  2. Clarification
    Il est essentiel d'apporter clarté et certitude dès le premier jour, surtout si tout va se passer à distance. C'est ce que fait l'entreprise et où elle se situe, c'est votre équipe, c'est votre tâche et c'est votre planification. Partagez ces informations avec les nouveaux employés avant ou le premier jour. Via une plateforme de collaboration (nous utilisons Notion), vous pouvez aborder deux questions importantes :

    1) Vous donnez une image claire de ce à quoi les semaines à venir ressembleront
    2) Vous vous assurez qu'il y a suffisamment d'opportunités d'apprentissage et de collaboration disponibles.

    Veillez à ce qu'elle ne devienne pas trop écrasante. C'est pourquoi nous sommes également de grands partisans des réunions vidéo dans cette partie de l'embarquement à distance. Lorsque vous avez un contact visuel avec de nouveaux collègues, vous pouvez mieux anticiper leur attitude.
  3. Culture
    Les employés sont les ambassadeurs de votre entreprise. Donnez donc à l'entreprise des valeurs et une culture d'entreprise dès le départ. Le plus grand défi ici ? La distance peut avoir pour inconvénient que les nouveaux employés ne peuvent pas découvrir ces valeurs et cette culture par eux-mêmes. Assurez-vous donc que la façon dont vous communiquez sur Internet communique déjà ces valeurs et cette culture. Vous montrez ainsi que votre parole est suivie d'actes.
  4. Connexion
    Le plus risqué. Mais ne vous laissez pas décourager, car cela signifie aussi qu'il y a encore beaucoup de place pour la créativité et l'innovation ici. Comment transmettre le sentiment de votre entreprise en ligne ? Comment créer une connexion en ligne avec une nouvelle personne ? Nous vous conseillons d'impliquer immédiatement le nouvel employé dans l'événement en ligne. Par exemple, organisez un déjeuner vidéo pour faire connaissance.
  5. Consulte
    z
    la page Un C très important pour l'embarquement en ligne. Vérifiez régulièrement si vos nouveaux employés comprennent tout, ne sont pas submergés par toutes les informations ou s'ils se sentent déjà chez eux. Sinon, demandez où se trouvent les points douloureux et voyez ce qui pourrait être amélioré. C'est une nouveauté pour les deux parties, essayez de grandir ensemble avec les défis auxquels vous êtes confrontés.
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Reporter l'embarquement

En situation de crise, l'embarquement en ligne devient soudain extrêmement intéressant. Mais parfois, ce n'est pas une option. Si vous ne pouvez pas mettre en place un programme d'embarquement intensif, il est préférable de ne pas le faire.

Si vous ne pouvez pas garantir que vos nouveaux employés pourront travailler sur place parce que des projets sont annulés, ils n'auront pas une idée précise de ce que l'on attend d'eux. Il leur est donc difficile d'exercer leur nouveau métier. En tant que responsable ou gestionnaire des ressources humaines, vous devez en tenir compte. Il est donc préférable de reporter l'embarquement. Informez-vous, ainsi que le nouvel employé et l'équipe, de façon très détaillée.

Mais le report n'est pas un ajustement. Ces nouveaux employés commenceront simplement avec vous plus tard. Impliquez-les donc également dans l'entreprise. Par exemple, envoyez-leur un livre pour qu'ils puissent se préparer et invitez-les à des réunions d'entreprise ou à des cocktails après le travail.

5. Reboarding : l'importance et l'approche

L'intégration n'est pas réservée aux nouveaux employés. Dans certaines situations, elle peut également être utile aux employés existants. Il suffit de penser aux collègues qui se sont retrouvés sans travail pendant quelques semaines ou quelques mois pour des raisons médicales ou familiales, ou pour des situations de travail à domicile de longue durée. Dans ce cas, l'entreprise ne reste pas immobile. Nous supposons logiquement que les choses ont changé. Par conséquent, lorsque l'on ramène les employés à bord, il faut les communiquer. Prévoyez donc un réembarquement.

Un calendrier de retour à bord

Bien que les employés connaissent déjà l'entreprise, il existe de nombreux parallèles entre l'embarquement et le réembarquement. Ici aussi, il est préférable de suivre le processus en utilisant un calendrier.
  1. Pré-embauch
    e
    Accueillez vos employés quelques jours avant le redémarrage effectif. Veuillez les informer sur la procédure de réembarquement. Assurez-vous également que votre administration et votre organisation sont déjà opérationnelles avant le retour.
  2. Rétablissement
    Quels sont les changements les plus importants au sein de l'entreprise ? Où en est la société actuellement ? Vos employés pourront reprendre le mode de travail normal plus rapidement et avec plus d'engagement s'ils sont au fait de ces changements. Communiquez ces mises à jour dès que possible pendant l'embarquement.
  3. Réintégration
    Les employés ne sont pas nouveaux, mais l'entreprise peut l'être. C'est pourquoi il est important d'impliquer les employés de retour dans la façon dont ils travaillent actuellement et dans les valeurs et la mission éventuellement renouvelées. Ils doivent être réintégrés dans l'histoire afin de travailler de la manière la plus motivée possible.

L'état des lieux

Mise à jour sur les équipes

Pourquoi ?

Les gens évoluent. Ils réfléchissent à leur trajectoire, aux défis qu'ils veulent relever et aux objectifs qu'ils veulent atteindre. Cela signifie que lorsque les employés reprennent le travail, certains de leurs collègues ont assumé un nouveau rôle ou ont quitté l'entreprise. Informez bien les employés qui reviennent, car cela a un effet tant émotionnel que pratique sur eux.

Comment ?
Donnez-leur aussi la possibilité de dire au revoir à leurs collègues les plus proches et de s'habituer à leur éventuel changement de poste au sein de l'équipe. Soutenez-les bien s'ils doivent assumer de nouvelles tâches à la suite d'une nouvelle prise de fonction ou du départ d'un collègue.

Mise à jour des objectifs
Pourquoi ?

Quels sont les objectifs qui ont été ajustés ou atteints entre-temps et quels sont les nouveaux objectifs ? Ceux-ci déterminent la situation actuelle de l'entreprise. Il est donc important que les employés qui repartent à zéro se fassent une idée de la situation. Cela leur permettra de remonter à bord plus rapidement.
Comment ?
Il nous semble judicieux d'organiser une réunion des entreprises de réembauche à cet effet. Ainsi, vous informez tout le monde des nouvelles cibles en même temps et toute l'équipe est réunie.

Mises à jour sur l'entreprise
Pourquoi ?
La mission a peut-être évolué au fil du temps pour devenir quelque chose qui convient mieux à la situation. Parallèlement à cette mission, la culture de l'entreprise a peut-être aussi évolué. Les salariés de retour au pays veulent savoir dans quel type d'entreprise ils entrent, pour quoi ils travailleront et comment ils s'y prendront.

Comment ?
Soyez ouvert à ce sujet pendant la remontée à bord et pensez-y avec votre équipe. De cette façon, vous les intégrez immédiatement dans les nouvelles habitudes de l'entreprise. Vous pouvez le faire par exemple en planifiant une activité de bienvenue et en la reliant à la nouvelle culture de l'entreprise.

6. Un nouveau départ à bord

Pouvoir se refermer sur la beauté est au moins aussi important qu'un bon départ. L'offshoring peut vous aider à prendre un nouveau départ à partir d'un adieu, tant pour votre employé que pour votre entreprise.

L'importance de l'offboarding

  1. Vous faites tourner l'organisatio
    n
    Lorsque quelqu'un quitte le navire, vous devez réagir rapidement pour éviter de perdre le cap. Avec un flux de travail préétabli, vous savez immédiatement ce que vous devez faire. Vous dites au revoir à un employé de manière sensée, tandis que le service peut continuer à fonctionner et que vous commencez à chercher un remplaçant.
  2. Vous protégez votre propriété
    (intellectuelle)
    Les employés qui partent emportent avec eux des informations sensibles. Même si vous faites signer aux employés qui vous quittent un document dans lequel ils s'engagent à ne pas divulguer de secrets d'entreprise, vous feriez mieux de vous assurer qu'ils n'ont tout simplement pas besoin de le faire.
  3. Vous rayonnez quelque chose en tant qu'employeur
    La façon dont vous dites au revoir à un employé en dit long sur la façon dont vous traitez avec lui. Une entreprise qui prend ses employés au sérieux, de leur début à leur départ - et au-delà - prouve qu'elle accorde une réelle valeur à ces personnes. Et que cela va au-delà de ce qu'ils ont apporté à l'entreprise.
  4. Le
    s
    employés qui sont déjà dehors avec une jambe sont plus susceptibles de donner leur avis sur le fonctionnement de l'entreprise. Lors des entretiens de sortie, on vous donne beaucoup d'informations que vous pouvez utiliser comme base pour interroger vous-même tout cela. De cette façon, vous devenez un meilleur gestionnaire ou directeur des ressources humaines, vous pouvez créer de meilleures opportunités pour l'équipe existante et obtenir de meilleurs résultats.
  5. Vous laisse
    z
    la porte entrouverte Vous tirez la porte fermée ? Peut-être qu'un jour il reviendra, avec beaucoup de nouvelles expériences en poche.

En pratique : nos meilleures pratiques en matière d'offshoring

Liste
de contrôle
Tout comme pour l'embarquement, il est important que vous dépassiez certains points avec un débarquement. Nous sommes heureux de vous fournir un modèle de liste de contrôle avec nos meilleures pratiques afin que vous n'oubliiez rien.
Téléchargez gratuitement la liste de contrôle sur l'embarquement !
8 questions pour un entretien de départ utile
Enfin, saisissez l'entretien de départ comme une occasion de recueillir des commentaires ouverts et honnêtes et de montrer que vous vous souciez de leur départ. Ces 8 questions ne doivent pas être manquées :
  1. Pourquoi êtes-vous parti à la recherche de quelque chose de nouveau ?
  2. Qu'est-ce que vous avez aimé et n'avez pas aimé dans votre travail ?
  3. Disposez-vous de tous les outils nécessaires pour faire votre travail correctement ?
  4. Avez-vous eu le sentiment que vos succès ont été suffisamment célébrés ?
  5. Comment avez-vous trouvé le soutien de votre supérieur hiérarchique ? Vous a-t-il apporté le soutien nécessaire ?
  6. Si vous deviez nous donner 3 conseils pour l'améliorer, quels seraient-ils ?
  7. Recommanderiez-vous notre entreprise à votre ami ?
  8. Y a-t-il des questions non résolues dont vous aimeriez discuter ? Des choses que vous voulez ajouter ?
Les réponses à toutes ces questions révèlent un large spectre pour améliorer votre approche tant au niveau de l'entreprise que des RH. Ils vous donnent un aperçu de la façon dont votre entreprise est perçue et évaluée par les autres, ce qui vous permet de mieux gérer les points sensibles. Et ils vous donnent la possibilité de vérifier auprès des futurs candidats et des nouveaux employés comment ils perçoivent ces questions : vous pouvez ainsi trouver une meilleure adéquation.

7. Un flux de travail intégré et non intégré

Vous voulez être sûr de ne rien oublier en embarquant ou en débarquant ? Dans ce cas, la gestion des ressources humaines en ligne peut vous aider à automatiser le processus. Dans le paquet hrm d'Officient, vous pouvez lancer un workflow d'intégration avec toutes les tâches qui font partie du processus. Ce logiciel d'embarquement vous donne un bel aperçu des tâches en cours et terminées.
Comment fonctionnent les flux de travail dans Officient workflows ?
  1. Vous pouvez créer plusieurs modèles de flux de travail qui peuvent être répartis en fonction de l'équipe, de l'endroit où le flux de travail s'applique et du processus concerné (on et offboarding ou personnalisé).
  2. Le profil de l'employé vous donne un aperçu des flux de travail par employé. Vous pouvez y voir quels sont les flux de travail en cours pour cet employé. Si vous cliquez sur l'un de ces flux de travail, une page de détail s'ouvre et vous donne un meilleur aperçu des tâches qui doivent encore être effectuées ou qui ont déjà été accomplies.
  3. Vous pouvez également accéder à l'onglet "Flux de travail" dans la navigation principale pour voir tous les flux de travail qui vous sont attribués en tant qu'administrateur. Vous y trouverez également l'état d'avancement de leurs travaux et la date à laquelle ils ont été mis en service.
  4. Les tâches peuvent être assignées à la fois aux administrateurs et aux employés. Ils apparaissent sous un onglet "tâches" séparé dans leur libre-service. Cela assure une meilleure répartition de la charge de travail et permet de mieux impliquer le salarié dans les différents processus RH.
  5. Rappels automatiques en fonction des délais en cours. Vous serez informé dans l'application par des notifications, mais nous vous informerons également par courrier électronique.