Le guide d'analyse des RH

Vous ne vous êtes pas lancé dans les RH pour être constamment occupé par les statistiques, mais l'analyse des RH peut être utile dans le cadre de votre politique de RH. Comment ces informations peuvent-elles aider votre entreprise ? Et comment les transformer en actions ? Ce guide vous aidera dans votre démarche.

Contenu

  1. Qu'est-ce que l'analyse des RH ?
  2. Pourquoi l'analyse des RH est-elle digne d'intérêt ?
  3. Application concrète : l'absentéisme pour cause de maladie

1. Qu'est-ce que l'analyse des RH ?

Que signifie l'analyse des RH ?

L'analyse des ressources humaines vise à soutenir les décisions en matière de ressources humaines grâce aux résultats de l'analyse statistique des données relatives aux ressources humaines. Ces analyses sont effectuées sur la base de différents types de données relatives aux ressources humaines. D'une part, des données objectives telles que les données relatives au personnel ou des tendances telles que la rotation du personnel et l'absentéisme. D'autre part, des données subjectives sont également utilisées, qui contiennent par exemple des informations sur l'efficacité des cours de formation ou l'implication des employés.

Si vous combinez ces données sur vos ressources humaines avec d'autres chiffres pertinents, et que vous utilisez des méthodes statistiques pour trouver des liens entre eux, vous parlez alors d'"analyse des RH". L'analyse de ces relations vous aide à améliorer votre politique en matière de RH, afin que vos employés soient plus performants, qu'ils soient plus performants et qu'ils restent plus longtemps dans votre entreprise.

Comment passer des données RH à l'analyse RH ?

Poser les bonnes questions
Le progrès technologique facilite la mesure et le stockage des données relatives aux ressources humaines. La question se pose alors : que pouvez-vous faire avec ces données ? Vous pouvez commencer à analyser sur la base de la chance, en espérant trouver des points d'action aléatoires dans les résultats. Cependant, si vous voulez, en tant qu'organisation, tirer concrètement profit de ces analyses, cela ne fonctionne pas ainsi. Au lieu de partir des données sur les RH, vous devriez commencer par poser les bonnes questions. Poser les bonnes questions offre la possibilité de prendre des mesures spécifiques en fonction de différents résultats. Mais comment commencer en posant les bonnes questions ?
Voir le problème sous différents angles
La première question à se poser est "Quel problème commercial voulez-vous résoudre ? En partant de la source d'un problème, il devient clair où doivent se situer les priorités.

Selon Alec Levenson, chercheur et consultant en optimisation des ressources humaines, l'accent est encore trop souvent mis sur l'individu. Il préconise une approche à plusieurs niveaux qui prend également en compte les équipes et les unités commerciales dans votre analyse des RH. De cette façon, vous obtenez une image plus complète de la situation en tant qu'entreprise, ce qui devrait conduire à des solutions plus concrètes. Les problèmes individuels ont souvent des raisons sous-jacentes que nous devons rechercher à un niveau supérieur, à savoir le fonctionnement de l'entreprise.
Exemple : Pourquoi faut-il tenir compte de la situation dans son ensemble ?
Supposons que vous vouliez vous attaquer à l'absentéisme et que votre analyse des ressources humaines montre que Mark est souvent absent. En vous concentrant uniquement sur ses données, vous pourriez décider qu'il n'est plus motivé et prendre des mesures en conséquence.

Si vous regardez aussi son équipe, vous verrez peut-être que les relations au sein de l'équipe se sont détériorées. En prenant un peu de recul, vous arrivez à la conclusion qu'il n'y a pas de véritable politique d'intimidation dans l'entreprise. Dans ce cas, les actions précédentes ne sont que des solutions temporaires. Pour éviter que de telles situations ne se reproduisent, vous devez procéder à des changements au plus haut niveau.

Ainsi, l'analyse RH vous aide à obtenir des résultats et des points d'action pour avoir un réel impact sur les performances de l'entreprise.

Comment pouvez-vous mettre en œuvre les résultats ?

Que faisons-nous, en fin de compte, des résultats de ces réflexions sur les ressources humaines ? Bien qu'il semble évident que quelque chose sera fait avec eux, c'est l'étape que l'on oublie souvent. Les résultats sont stockés quelque part, mais restent là comme des données oubliées. En conséquence, aucune mesure concrète n'est prise.
L'analyse des personnes
ne doit pas être isolée du reste de l'entreprise. Une coopération cohérente entre les différentes parties de l'entreprise est donc nécessaire pour obtenir des résultats positifs.

Alec Levenson pense que si nous voulons obtenir des résultats avec l'analyse des RH, les ingénieurs et les responsables des RH doivent travailler ensemble. Dans cette vision, les ingénieurs aident à optimiser les processus d'analyse et les RH s'occupent de la communication.
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Qu'en est-il des données personnelles des employés ?

Étant donné que l'analyse RH utilise les données personnelles des employés, entre autres, il est important qu'elles soient traitées de manière éthique. Cela signifie que le processus doit être équitable et transparent. Posez-vous toujours la question : que veux-je obtenir avec les résultats et qui en bénéficiera ?

En outre, les décisions doivent toujours être responsables. Des règles telles que la GDPR garantissent que les employés restent protégés contre les pratiques non éthiques.

2. Pourquoi l'analyse des RH est-elle précieuse ?

L'analyse des ressources humaines vous aide à atteindre vos objectifs

Tout comme les autres départements de l'entreprise qui sont axés sur les données, votre département contribue aux résultats. Les avantages de l'analyse des ressources humaines peuvent donc être extrêmement précieux pour d'autres services, et vice versa. De nouvelles perspectives vous aident à faire des choix plus ciblés.
Recherchez les relations de cause à effet entre les données RH et les données relatives aux
activités principales de l'organisation. Par exemple, vous aurez un aperçu de l'impact de la formation sur les résultats des entreprises, ou vous comprendrez mieux pourquoi un certain service n'atteint pas ses objectifs. Ce sont toutes des informations que vous pouvez utiliser stratégiquement pour faire de plus grands pas en avant en tant qu'entreprise.

L'analyse des données est également très utile dans le domaine des RH. Il peut soutenir les décisions et les initiatives que vous voulez prendre à partir de votre intuition, avec ou sans connaissance objective. Bien que les RH soient toujours un travail humain : les informations que vous obtenez en parlant aux employés ne peuvent être remplacées par une base de données.

L'essentiel est que les deux se rendent mutuellement plus pertinents : la valeur des RH augmente grâce aux données, les données sur les RH sont renforcées par les données des employés.

Traduire les données en informations

Maintenant que vous savez ce qu'est l'analyse RH, les informations qui en résultent peuvent vous aider à faire des choix dans votre stratégie commerciale. Veuillez noter que, quelle que soit l'utilité de l'analyse des RH, vous n'êtes pas obligé d'aller jusqu'au bout. Découvrez ce dont votre entreprise a le plus besoin. Ou alors, mettez-vous au travail avec les données que vous collectez déjà. Vous pouvez en tirer plus de profit de toute façon.
Rapports opérationnels

Collectez des données sur ce que vous faites. Combien de personnes avez-vous recrutées au cours de l'année écoulée ? Quelle formation les employés ont-ils suivie ? Combien tout le monde gagne-t-il ? La première étape consiste à tenir ces chiffres à jour de manière systématique.

Rapports avancés
Prenez l'habitude de suivre les informations qui montrent comment les choses se passent dans et avec votre organisation. Aujourd'hui, il existe des outils qui suivent l'évolution au jour le jour pour vous. Cela vous permet de gagner du temps pour mettre tous les chiffres dans les rapports. Par exemple, mesurer les entrées et les sorties, l'absentéisme, le salaire, les coûts, etc.

Analyse stratégique
Grâce aux modèles statistiques, vous apprenez comment les données sur les RH influencent les autres données et vice versa. Vous liez les activités du département des ressources humaines aux résultats de l'entreprise. Par exemple : quel est l'impact de l'absentéisme sur la satisfaction des clients, ou des employés satisfaits améliorent-ils les résultats des ventes ?

Analyse prédictive (analyse prédictive, analyse prédictive des ressources humaines)
Grâce à des statistiques plus avancées et des données centralisées, vous pouvez également prévoir ce à quoi vous pouvez vous attendre dans la période à venir. Vous combinez les modèles et les tendances des données avec des modèles qui vous donnent une vision de l'avenir. Sur la base de ces analyses prédictives, vous pouvez mieux planifier : est-il utile de répéter un certain cours ? Pour quels postes devrez-vous chercher de nouvelles personnes dans un an ? Vous devez prendre des mesures pour maintenir la satisfaction des employés ?

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De la réflexion à l'action

Retour à la raison de commencer avec l'analyse des RH : rendre votre entreprise plus performante. Ne restez donc pas les bras croisés une fois que votre rapport est sur la table. Il est également important que vous informiez clairement vos collègues et employés de ce que l'analyse vous a appris. Mieux ils comprennent pourquoi la politique évolue dans une certaine direction, plus les ajustements se feront en douceur.

L'analyse des ressources humaines dans Officient

L'analyse des ressources humaines n'est pas l'un des principaux modules d'Officient. Mais bien que nous nous concentrions principalement sur l'administration des RH, nous croyons toujours en la valeur des connaissances en matière de RH. Nous constatons qu'ils facilitent le signalement et, surtout, la détection précoce des problèmes. C'est pourquoi nous proposons également des aperçus sur les données relatives aux salaires, aux personnes et aux absences.

3. Application concrète de l'analyse des ressources humaines : l'absentéisme pour cause de maladie

L'analyse des ressources humaines est devenue une partie intégrante de la politique actuelle en matière de ressources humaines. Mesurer, c'est plus que jamais savoir. Et il n'y a rien de plus important que de savoir comment vont vos employés. Après tout, le succès de votre entreprise est entre leurs mains et vous voulez éviter à tout prix l'épuisement professionnel. Mais comment faire le point sur l'absentéisme ? Ces 6 chiffres vous aideront dans votre démarche.

Que signifie l'absentéisme ?

L'absentéisme est un comportement dans lequel un employé reste à la maison pour cause de maladie. C'est ce qu'on appelle aussi l'absentéisme. Elle comprend tous les types de maladies pour lesquelles un salarié est absent. Mais en général, on ne parle d'absentéisme que si quelqu'un est excessivement souvent malade. Il en existe quatre types différents :
  1. L'absentéisme blanc : la maladie rend impossible l'accomplissement du travail de l'employé. Par exemple, la chirurgie, la grippe, la pneumonie. On n'a pas le choix d'aller travailler : ça ne marche pas.
  2. Absentéisme gris : l'employé est en effet malade, par exemple, à cause de maux de tête ou d'un rhume. Le choix de travailler ou non est fortement influencé par l'employé et son médecin. La motivation joue un rôle important dans ce type d'absentéisme.
  3. L'absentéisme des Noirs : ce n'est pas une maladie, mais l'employé décide de ne pas venir travailler quand même. L'absentéisme des Noirs est parfois aussi appelé absentéisme frauduleux.
  4. Absentéisme rose : se produit lorsqu'un employé malade vient encore au travail. Cela peut également contaminer des collègues. De plus, l'employé ne peut pas se reposer et ne peut donc pas guérir. Cela entraîne une baisse de la productivité.

L'analyse des ressources humaines pour mesurer les congés de maladie

Pour prévenir l'absentéisme, il faut d'abord savoir ce qui se passe. Grâce à ces 6 heures de mesure, vous pouvez calculer l'absentéisme de votre organisation :
1. Taux d'absence
Le pourcentage d'absentéisme calcule quel pourcentage de jours de travail était réellement de l'absentéisme. C'est un chiffre intéressant à suivre chaque trimestre ou chaque année, afin de pouvoir suivre de près son évolution.

La formule = (nombre de jours d'absence x 100)/ nombre de jours par an pendant lesquels vous devez travailler.
2. Fréquence des absences
La fréquence de l'absentéisme vous donnera un aperçu de la fréquence à laquelle les employés se déclarent malades chaque année. Il vous indiquera le nombre moyen de rapports de maladie par employé.

La formule = nombre de rapports de congé de maladie par an/nombre de salariés
3. Absentéisme moyen pour cause de maladie
La durée moyenne de la maladie vous indiquera la durée moyenne d'absence pour maladie de vos employés en un an.

La formule = nombre total de jours d'absence par an / nombre de reprises de travail par an
4. Garder une trace des numéros
Déterminez la durée de l'absence de vos employés. Vous vous occupez principalement de personnes malades à long terme ou vous êtes plus susceptible de vous absenter pour de courtes périodes ? Comparez cela avec les chiffres connus en Belgique. Par exemple, notre partenaire Securex publie un rapport annuel sur l'absentéisme. En 2018, par exemple, les employés ont été malades pendant de courtes périodes pendant plusieurs jours. En moyenne, le nombre d'absences de longue durée est resté le même par rapport à l'année précédente. Est-ce également le cas dans votre entreprise ? Ou vos chiffres diffèrent-ils du reste ?
5. Rechercher des modèles possibles
Essayez de prêter attention à certaines tendances de votre absentéisme. Tenez un registre des jours où des personnes se déclarent malades. Par exemple, un grand nombre de rapports de maladie le mercredi après-midi peuvent montrer qu'il y a un problème de garde d'enfants.

Bien que vous ne puissiez pas changer grand-chose à certaines choses, il est également possible que la cause soit liée au travail. Par exemple, un mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie privée ou une insatisfaction générale au travail peut amener votre employé à choisir de ne pas venir travailler, même si cela est possible. Par conséquent, gardez une bonne trace de ces données, tant au niveau personnel qu'au niveau de l'organisation.
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Le facteur Bradford

Le facteur Bradford part du constat qu'il est plus coûteux pour une organisation qu'un employé se déclare malade pendant plusieurs courtes périodes, par rapport à des périodes moins fréquentes mais plus longues. Après tout, les courtes périodes de maladie non planifiées sont souvent plus difficiles à absorber pour une équipe ou une organisation.

En plus de mesurer le nombre total de jours de maladie par employé, le score de Bradford donne un aperçu de l'impact de l'absentéisme.

Le nom "Bradford" vient de la Bradford University School of Management, où la formule a été développée dans les années 80.
Comment le facteur Bradford est-il calculé ?
La formule de Bradford est la suivante : B = S² x D

Par quoi :
  1. B = le score de Bradford
  2. S = le nombre de périodes de maladie différentes pour un salarié donné
  3. D = le nombre total de jours de maladie pour un salarié donné
La période de référence est généralement la dernière année, vous trouverez ci-dessous quelques exemples :

Stef a été absent pendant 10 jours consécutifs au cours de l'année dernière pour cause de maladie.
Le score de Bradford pour Stef = (1²) x 10 = 10.

Julie a été malade 2 fois 5 jours consécutifs au cours de la dernière année.
Le score de Bradford pour Julie = (2²) x 10 = 40.

Kurt a été malade 10 fois 1 jour au cours de l'année dernière.
Le score de Bradford pour Kurt est le plus élevé = (10²) x 10 = 1000.

Dans Officient, le score de Bradford est automatiquement calculé sur la base des données disponibles sur la maladie de chaque employé. Chaque jour de maladie est conservé dans le calendrier qui est envoyé au fournisseur de paie à la fin du mois.
Qu'est-ce qu'un bon ou un mauvais score de Bradford ?
En général, plus le score de Bradford est élevé, plus il est mauvais. Après tout, de multiples périodes de maladie courtes et imprévues pèsent plus lourdement. Parfois, les organisations lient certaines valeurs seuils aux scores, chaque fois avec une action correspondante, par exemple :
  1. Score à partir de 51 : avertissement verbal
  2. Score à partir de 201 : avertissement écrit
  3. Score à partir de 401 : dernier avertissement
  4. Score à partir de 601 : conduit parfois au licenciement
Plus précisément, comment allez-vous travailler avec le facteur Bradford ?
Outre le nombre total de jours de maladie, le facteur Bradford offre donc une mesure intéressante de l'absentéisme. Néanmoins, le facteur Bradford est parfois critiqué, surtout s'il s'agit de la seule mesure utilisée.

La lutte contre l'absentéisme s'inscrit mieux dans le cadre d'une politique plus large. Les actions peu contraignantes n'ont pas toujours un effet durable et les employés réagissent parfois différemment aux mesures prises. Il faut donc toujours considérer le score de Bradford comme un premier pas utile vers une analyse plus approfondie du problème et la recherche de solutions possibles.