Le guide e-HRM

La gestion électronique des ressources humaines concerne les nuages et les logiciels RH, mais qu'est-ce que cela signifie concrètement et quels types d'outils RH existent ? Ce guide apporte une certaine clarté dans le paysage de la gestion des ressources humaines en ligne.

Contenu

  1. Qu'est-ce que l'e-HRM ?
  2. Pourquoi mettre en œuvre la gestion des ressources humaines en ligne ?
  3. Comment mettre en œuvre la gestion des ressources humaines en ligne ?
  4. 3 grandes grappes de logiciels RH
  5. Les avantages de l'e-HRM
  6. Notre solution e-HRM

1. Qu'est-ce que l'e-HRM ?

E-HRM signifie Electronic Human Resources Management (gestion électronique des ressources humaines) et signifie simplement que vous soutenez vos ressources humaines et votre organisation avec des systèmes RH technologiques. Il s'agit donc de logiciels et d'outils de gestion des ressources humaines qui garantissent que votre gestion des ressources humaines peut se dérouler sans heurts, numériquement, dans un nuage de ressources humaines. Cela vous donne une meilleure vue d'ensemble et plus de soutien. Et en même temps pour moins de perte de temps, car l'outil électronique des RH assure la synchronisation des processus et vous décharge donc d'une grande partie de votre charge de travail.
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Quels sont les types de logiciels RH disponibles ?

Nous commençons par le terme le plus général pour un progiciel de RH : HRIS. Il s'agit de l'abréviation de Human Resources Information System. C'est le terme le plus couramment utilisé pour décrire un système de RH qui suit les informations sur les employés à des fins professionnelles.

HCM est la version étendue d'un système de SIRH et signifie Human Capital Management (système). En plus des fonctionnalités du SIRH, un progiciel de gestion des ressources humaines offrira un éventail encore plus large de possibilités pour gérer les talents dans toute l'entreprise.

HRM ou Human Resource Management Systems est le groupe dominant de fournisseurs de logiciels RH sélectionnés offrant un large spectre de fonctionnalités pour la gestion d'une main-d'œuvre importante et internationale.

ATS ou logiciel de suivi des candidats, est un regroupement d'outils logiciels qui aident votre entreprise à attirer et à recruter des candidats potentiels. Ce logiciel est généralement intégré à de nombreux sites d'offres d'emploi et génère souvent une page de marque unique où sont répertoriés tous les postes ouverts.

TMS ou systèmes de gestion des talents sont des progiciels de RH dont le but principal est d'attirer ces employés et de les développer et les guider une fois qu'ils font partie de l'organisation. Ces systèmes doivent souvent être intégrés à d'autres outils RH ou au SIRH afin d'échanger les informations nécessaires.

LMS est l'acronyme de Learning Management System (système de gestion de l'apprentissage) et regroupe tous les outils qui permettront de soutenir différents types de formation, d'éducation et de parcours d'apprentissage.
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2. Pourquoi mettre en œuvre la gestion des ressources humaines en ligne ?

De plus en plus d'entreprises parient sur la gestion des ressources humaines en ligne. En 2017, PwC* a interrogé plus de 300 organisations sur la façon dont elles utilisent la technologie de GRH. Qu'a-t-on trouvé ? De plus en plus d'organisations mettent en œuvre des logiciels de gestion des ressources humaines en ligne.

"Près de 40 % des 300 entreprises et plus que nous avons interrogées ont des applications RH de base dans le nuage, et un nombre encore plus important prévoit de migrer.

*
Cette recherche a été réalisée dans le monde entier avec des équipes de ressources humaines et des professionnels travaillant pour 370 entreprises de tailles diverses. Ces organisations font partie de plus de 30 secteurs différents et sont basées dans 40 pays.

La mise en œuvre du logiciel de gestion des ressources humaines en ligne a-t-elle un impact positif ?

Les processus commerciaux sont de plus en plus automatisés, mais cette évolution technologique a-t-elle également un impact réel dans le domaine des RH ? Nous citons quelques chiffres remarquables du rapport, qui donnent une meilleure idée de l'impact que la gestion des ressources humaines en ligne peut avoir sur les entreprises :
  1. 52 % ont constaté une augmentation de l'utilisation du logiciel de gestion des ressources humaines en ligne par les employés. Cela semble logique lorsque ce logiciel devient également accessible en dehors de l'entreprise et que vous pouvez demander un congé au siège social, par exemple.
  2. 47% ont mentionné que les managers faisaient un usage plus intensif des outils en libre-service pour gérer leurs équipes.
  3. L'automatisation et l'innovation dans le domaine des RH continuent de réduire les coûts. 20 % des entreprises ont constaté une réduction mesurable des coûts de personnel.
  4. 78 % étaient satisfaits des capacités de ce nuage RH pour répondre à leurs besoins professionnels.
  5. Les craintes d'un échec de la mise en œuvre sont passées de 52 % à 47 %.
  6. Seulement 17 % des entreprises de technologie des ressources humaines ont indiqué que l'accès mobile est une priorité pour elles.

3. Comment mettre en œuvre la gestion des ressources humaines en ligne ?

Se concentrer sur un domaine de processus spécifiqu
e
Les processus de GRH se répercutent sur de nombreux aspects au sein d'une entreprise. Effectuez une analyse approfondie pour trouver le domaine de processus qui bénéficierait le plus de la numérisation : il s'agit souvent de processus et de tâches qui impliquent beaucoup de travail manuel dans le traitement et/ou la communication de l'information. Examinez les points douloureux du fonctionnement de ces processus et les solutions de gestion des ressources humaines en ligne et les outils de gestion des ressources humaines disponibles sur le marché aujourd'hui.

Impliquer les parties prenantes essentielles dans ce processus
Selon le domaine du processus qui sera automatisé en premier lieu au sein de la MRH, vous aurez également besoin de la contribution de diverses parties prenantes. L'implication en temps utile des bonnes parties prenantes est essentielle pour une bonne sélection et mise en œuvre d'une solution de gestion des ressources humaines en ligne. Les parties prenantes concernées peuvent aider à déterminer les besoins en logiciels RH et seront également plus enclines à se faire les ambassadeurs de l'automatisation.

Faire une analyse de rentabilité comme ligne directrice
Une analyse de rentabilité permet de mieux estimer tous les éléments nécessaires pour franchir le pas vers la gestion des ressources humaines en ligne. Ainsi, vous pouvez vous adresser à un fournisseur de logiciels de ressources humaines en ayant une idée précise de vos besoins et de vos attentes et en vous demandant si son produit y répond. Enfin, l'analyse de rentabilité est principalement un outil de mesure permettant de comparer les objectifs fixés avec les résultats finaux.

4. 3 grandes grappes de logiciels RH

Pour structurer le paysage des logiciels RH, nous sommes partis du "parcours de l'employé". Il s'agit de l'expérience totale, allant d'une première candidature en tant que candidat, en passant par l'emploi en tant qu'employé chez l'employeur, jusqu'au départ de l'organisation à nouveau. Dans la lignée de ce parcours d'employé, vous verrez émerger 3 grands groupes de solutions de gestion des ressources humaines en ligne :
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  1. Avant l'embauche (recrutement et sélection) Dans
    ce groupe, vous trouverez les outils de suivi des candidats (ATS), qui gèrent l'afflux de candidats. CV Warehouse est un exemple bien connu en Belgique. Afin de présélectionner les candidats, de plus en plus d'organisations utilisent également des tests de sélection et des évaluations (par exemple via Thalento). Cela comprend également les bases de données des postes vacants, ainsi que les outils de recrutement. Ensemble, ces outils RH aident à trouver et à sélectionner les bons candidats.
  2. Côté dur du logiciel RH : tout entre l'embarquement (en service) et le débarquement (hors service)
    Dès
    qu'un employé commence à travailler, de nombreuses tâches administratives RH commencent : de l'établissement des contrats à la paie mensuelle. Cette partie est généralement appelée le "côté dur" des RH. Dans ce groupe, nous trouvons principalement les acteurs traditionnels, tels que les logiciels des secrétariats sociaux, mais aussi de nombreux nouveaux acteurs dans le domaine de l'enregistrement du temps et de la planification du personnel, qui se concentrent souvent sur une partie spécifique de l'administration des RH (par exemple, Online Werkrooster, Beeple, BookU).

    Nous sommes à la veille de nombreuses innovations dans ce pôle. De plus en plus d'outils pour l'administration des ressources humaines se transforment en outils de gestion des ressources humaines en ligne. L'analyse des ressources humaines (avec iNostix, par exemple), qui fournit des informations utiles basées sur les données des ressources humaines, occupera également une place plus importante dans ce groupe.
  3. Côté logiciel des RH : tout sur la culture, le retour d'information, l'engagement, etc
    .
    Enfin, un pôle prometteur dans lequel beaucoup bouge. Pensez-y :
    Intuo
    , une plateforme pour l'apprentissage en ligne, l'engagement et la gestion des performances.
    - Manual.to, qui permet de distribuer facilement des manuels aux employés.
    - Moov-IT, qui travaille sur la promotion de la santé dans les organisations.

    Ces outils sont régulièrement liés à un changement de culture ou de comportement particulier que les organisations veulent lancer (par exemple, stimuler la santé, l'engagement, l'innovation et/ou une culture de rétroaction plus large). Et, comme nous le savons, le changement de culture est souvent un grand défi. Nous sommes donc très curieux de savoir comment ce groupe va évoluer et comment la gestion des ressources humaines en ligne peut jouer un rôle à cet égard.

5. Les avantages de l'e-HRM

1. Données centralisées sur les RH

Et si toutes les données RH se trouvaient au même endroit ?
Données numériques et centralisées des RH : Une vue d'ensemble pratique et toujours à jour. Ne pourriez-vous pas éviter un grandnombre de courriers et de paperasserie ? Le comptable et l'employé des ressources humaines pourraient travailler plus efficacement, avec beaucoup moins de risques d'erreurs et une meilleure protection des données.

En même temps, même au niveau C avec la gestion des ressources humaines en ligne, vous restez mieux informé que jamais des tenants et aboutissants de l'entreprise. Après tout, vous recevez des rapports RH encore plus précis et plus approfondis, car le comptable et le personnel RH disposent de plus de chiffres et de plus de temps pour les analyser.

"L'avènement de l'informatique dans les nuages et des données en temps réel a permis une plus grande flexibilité pour prendre des décisions en temps réel, au lieu de se contenter de regarder ce qui s'est passé au cours du dernier trimestre ou de la dernière année. Vous pouvez déterminer quels employés travaillent le plus ou le moins et obtenir les informations médianes nécessaires pour définir des politiques et aider les employés à prendre les décisions de travail dont ils ont besoin"
.
- Nina Chmura, associée principale chez WithumSmith+Brown, Forbes 2017
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Quelles données RH pouvez-vous centraliser
?
Données personnelles
Toutes les données dont vous avez besoin pour une gestion correcte des ressources humaines se trouvent dans le profil d'un employé. Données personnelles, compteurs de congés, historique des salaires, documents, actifs, formations, etc.

Calendrie
r
Toutes les demandes de congé et les jours de maladie apparaissent dans l'aperçu du calendrier. Ici, les responsables des ressources humaines ou les chefs d'équipe peuvent tout vérifier et faire rapidement des ajustements avant que le tout ne soit transmis au secrétariat social.

Documents
Tous les documents de l'entreprise, des certificats et des bulletins de paie aux informations sur la gestion des assurances au sein de la... Partagez ces documents avec vos employés en quelques clics via l'application mobile. Mettre les documents importants de l'entreprise à la disposition de tous les membres de l'organisation. Attribuer des documents individuels aux employés. Et faire signer les contrats par voie numérique.

2. Flux de travail

Lorsqu'une entreprise réussit et se développe, elle a systématiquement besoin de plus de structure. Pour ce faire, on documente souvent les processus récurrents au sein de l'entreprise et on les optimise en flux de travail. Comme ce flux de travail d'intégration :
Ceux-ci peuvent facilement être automatisés dans un outil de RH. E-HRM garantit ensuite la mise en place d'une structure fixe qui englobe et affiche tout dans une vue d'ensemble claire, y compris les notifications des tâches inachevées afin que rien ne puisse être oublié.

3. Analyse des ressources humaines

Avec le logiciel e-HRM, vous pouvez facilement récupérer et analyser les données RH d'un système RH, ce qui vous permet d'établir rapidement des connexions importantes à l'aide de méthodes stratégiques. C'est ce que nous appelons l'analyse des ressources humaines : combiner les données et les chiffres des ressources humaines pour obtenir des informations.

Comment la gestion des ressources humaines en ligne vous aide-t-elle concrètement dans le domaine de l'analyse des ressources humaines ?

  1. Rapports
    opérationnels
    Collectez des données (ou des mesures de RH) sur ce que vous faites dans un outil de RH de manière ordonnée. Combien de personnes avez-vous recrutées au cours de l'année écoulée ? Quelles formations les employés ont-ils suivies ? Combien tout le monde gagne-t-il ? Le suivi systématique de ces chiffres est l'étape 1.
  2. Rapports
    avancés
    Prenez l'habitude de suivre les informations qui montrent comment les choses se passent dans et avec votre organisation. Il existe aujourd'hui des outils RH qui permettent de suivre votre évolution au jour le jour. Cela vous permet de gagner du temps pour mettre tous les chiffres dans les rapports. Par exemple, mesurer les flux entrants et sortants, l'absentéisme, le salaire, les coûts...
  3. Analyse
    stratégique
    Avec les modèles statistiques, vous apprenez comment les données RH influencent d'autres données et vice versa. Vous liez les activités du département RH aux résultats de l'entreprise. Par exemple : que me dit le facteur Bradford sur l'absentéisme dans mon organisation ?
  1. Analyse prédictive (analyse prédictive, analyse prédictive des ressources humaines)
    Grâce aux statistiques et à l'analyse des personnes plus avancées du logiciel e-HRM, vous pouvez également prévoir ce à quoi vous pouvez vous attendre dans la période à venir. Vous combinez les modèles et les tendances des données avec des modèles qui donnent une vision de l'avenir. Sur la base de ces informations, vous pouvez mieux planifier.

4. Gestion des performances

Surveillez de près la croissance des employés et organisez des entretiens de performance à intervalles réguliers. De cette manière, vous augmentez l'engagement et favorisez une relation plus transparente entre le manager et les employés. Gardez une trace des informations partagées pendant l'entretien dans un outil RH afin qu'elles ne soient pas perdues. Ainsi, vous en bénéficierez de façon permanente. Via e-HRM, par exemple, vous pouvez mettre en place un système de ressources humaines pour les évaluations de performance, où vous pouvez conserver les enregistrements des évaluations de performance et les consulter à nouveau.

4. Libre-service pour les employés

La gestion électronique des ressources humaines permet aux employés de gérer eux-mêmes une partie de leurs données RH. Grâce aux outils RH qui offrent un libre-service aux employés, ils peuvent ajuster et consulter leurs propres données et leur propre administration RH. Pensez à la saisie des données personnelles, à la demande de congé, à la consultation de leur dossier de paie et de leur bulletin de salaire, au téléchargement des documents nécessaires, à la signature numérique des contrats et à l'examen des entretiens de performance. Cela garantit une fois de plus une plus grande transparence entre les gestionnaires/hommes et les employés. Dans le même temps, elle réduit également la charge administrative pour les RH, libérant ainsi plus de temps pour d'autres processus RH qui peuvent avoir un impact majeur.
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6. Notre solution e-HRM

Officient est un logiciel de ressources humaines (ou logiciel RH) sous la forme d'un outil de gestion des ressources humaines. Notre outil est principalement adapté au progiciel HRIS. Cela signifie que nous avons développé un système de RH qui permet de suivre toutes les informations sur les employés en une seule vue d'ensemble. Nous proposons ainsi une solution SaaS pour la gestion des ressources humaines dans votre entreprise : un cloud RH ou e-hrm qui garde une trace de tout pour vous.

Nous nous concentrons principalement sur l'administration des ressources humaines et la paie basée sur les données du personnel, un calendrier des congés et des maladies, des documents et des contrats. Mais nous voulons également nous concentrer sur l'analyse des RH, car nous sommes convaincus que des données centralisées sur les RH peuvent fournir des informations précieuses.

Nous aimons avant tout vous laisser le découvrir par vous-même. Vous souhaitez tester notre solution e-HRM ? Alors demandez votre démo ici. Vous préférez d'abord en savoir plus sur la gestion des ressources humaines en ligne ? Téléchargez gratuitement notre livre électronique sur la MRH ici.