Le guide e-HRM
La gestion électronique des ressources humaines concerne le cloud et les logiciels RH, mais qu'est-ce que cela signifie concrètement et quels types d'outils RH existent ? Ce guide apporte une certaine clarté dans le paysage de la gestion des ressources humaines en ligne.
Contenu
- Qu'est-ce que l'e-HRM ?
- Pourquoi mettre en œuvre la gestion des ressources humaines en ligne (e-HRM) ?
- Comment implémenter un e-HRM?
- 3 grands groupes de logiciels RH
- Les avantages de l'e-HRM
- Notre solution e-HRM
1. Qu'est-ce que l'e-HRM ?
E-HRM est l'abréviation de Electronic Human Resources Management (gestion électronique des ressources humaines ) et signifie simplement que vous soutenez vos ressources humaines et votre organisation au moyen de systèmes RH technologiques. Il s'agit donc de logiciels et d'outils de ressources humaines qui garantissent que votre gestion des ressources humaines peut se dérouler de manière fluide et numérique dans un cloud RH. Cela permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble et un meilleur soutien. Et moins de perte de temps en même temps, car l'outil électronique de GRH se charge des processus synchronisés et vous décharge donc d'une grande partie de votre charge de travail.
Quels types de logiciels RH sont disponibles ?
Nous commencerons par le terme le plus général pour désigner un progiciel RH : SIRH. C'est l'abréviation de Human Resources Information System. Il s'agit du terme le plus couramment utilisé pour commencer à décrire un système RH qui conserve les informations sur les employés à des fins commerciales.
HCM est la version étendue d'un système HRIS et signifie Human Capital Management (système). Un progiciel de gestion des ressources humaines comprendra une gamme encore plus large de fonctionnalités, outre le SIRH, pour la gestion des talents dans toute l'entreprise.
GRH ou Human Resource Management Systems est le groupe prédominant de fournisseurs de logiciels RH sélectionnés qui offrent un large éventail de fonctionnalités pour la gestion d'une main-d'œuvre importante et internationale.
ATS ou logiciel de suivi des candidats, représente le regroupement d'outils logiciels qui aident votre entreprise à attirer et à recruter des candidats potentiels. Ce logiciel est généralement intégré à de nombreux sites d'offres d'emploi et génère souvent une page de marque unique sur laquelle figurent toutes les offres d'emploi.
TMS Les systèmes de gestion des talents sont des progiciels RH dont l'objectif principal est d'attirer ces employés, puis de les développer et de les guider une fois qu'ils font partie de l'organisation. Ces systèmes doivent souvent être intégrés à d'autres outils RH ou SIRH pour échanger les informations nécessaires.
LMS est l'abréviation de Learning Management System (système de gestion de l'apprentissage) et regroupe tous les outils qui prennent en charge différents types de formation, d'éducation et différents parcours d'apprentissage.
HCM est la version étendue d'un système HRIS et signifie Human Capital Management (système). Un progiciel de gestion des ressources humaines comprendra une gamme encore plus large de fonctionnalités, outre le SIRH, pour la gestion des talents dans toute l'entreprise.
GRH ou Human Resource Management Systems est le groupe prédominant de fournisseurs de logiciels RH sélectionnés qui offrent un large éventail de fonctionnalités pour la gestion d'une main-d'œuvre importante et internationale.
ATS ou logiciel de suivi des candidats, représente le regroupement d'outils logiciels qui aident votre entreprise à attirer et à recruter des candidats potentiels. Ce logiciel est généralement intégré à de nombreux sites d'offres d'emploi et génère souvent une page de marque unique sur laquelle figurent toutes les offres d'emploi.
TMS Les systèmes de gestion des talents sont des progiciels RH dont l'objectif principal est d'attirer ces employés, puis de les développer et de les guider une fois qu'ils font partie de l'organisation. Ces systèmes doivent souvent être intégrés à d'autres outils RH ou SIRH pour échanger les informations nécessaires.
LMS est l'abréviation de Learning Management System (système de gestion de l'apprentissage) et regroupe tous les outils qui prennent en charge différents types de formation, d'éducation et différents parcours d'apprentissage.
2. Pourquoi mettre en œuvre la gestion des ressources humaines en ligne ?
De plus en plus d'entreprises se tournent vers l'e-HRM. En 2017, PwC* a interrogé plus de 300 organisations sur la manière dont elles utilisent les technologies de GRH. Qu'est-ce que ça a montré ? De plus en plus d'organisations mettent en œuvre des logiciels de gestion des ressources humaines en ligne.
"Près de 40 % des plus de 300 entreprises que nous avons interrogées ont des applications RH de base dans le cloud, et un nombre encore plus important prévoit de migrer."
* Cette recherche a été menée dans le monde entier auprès d'équipes et de professionnels des RH travaillant pour 370 entreprises de tailles diverses. Ces organisations font partie de plus de 30 secteurs différents et sont situées dans 40 pays.
"Près de 40 % des plus de 300 entreprises que nous avons interrogées ont des applications RH de base dans le cloud, et un nombre encore plus important prévoit de migrer."
* Cette recherche a été menée dans le monde entier auprès d'équipes et de professionnels des RH travaillant pour 370 entreprises de tailles diverses. Ces organisations font partie de plus de 30 secteurs différents et sont situées dans 40 pays.
.jpg)
La mise en œuvre du logiciel de gestion des ressources humaines en ligne a-t-elle un impact positif ?
Les processus d'entreprise sont de plus en plus automatisés, mais cette évolution technologique a-t-elle également un impact réel au sein des RH ? Nous citons quelques chiffres remarquables du rapport, qui donnent une meilleure idée de l'impact commercial que peut avoir l'e-HRM :
- 52 % ont constaté une augmentation de l'utilisation du logiciel e-HRM par les employés. Cela semble logique lorsque ce logiciel devient également accessible en dehors de l'entreprise et que vous pouvez demander un congé au siège social, par exemple.
- 47% ont mentionné que les managers faisaient un usage plus intensif des outils en libre-service pour gérer leurs équipes.
- L'automatisation et l'innovation dans les RH continuent de faire baisser les coûts. 20 % des entreprises ont constaté une diminution mesurable des coûts de personnel.
- 78% sont satisfaits des capacités de ce cloud RH à répondre à leurs besoins professionnels.
- Les craintes d'un échec de la mise en œuvre sont passées de 52 % à 47 %.
- Seuls 17% des entreprises de technologie RH ont indiqué que l'accès mobile était une priorité pour elles.
.jpg)
3. Comment implémenter un e-HRM ?
Se concentrer sur un domaine de processus spécifique
Les processus de GRH se répercutent sur de nombreux aspects au sein d'une entreprise. Grâce à une analyse approfondie, recherchez les processus qui bénéficieraient le plus de la numérisation : il s'agit souvent de processus et de tâches qui impliquent un travail manuel important dans le traitement et/ou la communication des informations. Examinez les points douloureux dans le fonctionnement de ces processus et les solutions de gestion des ressources humaines en ligne et les outils de ressources humaines qui sont sur le marché aujourd'hui.
Impliquer les parties prenantes essentielles dans ce processus
Selon le domaine du processus de GRH qui sera automatisé en premier, vous aurez également besoin de la contribution de diverses parties prenantes. L'implication en temps utile des bonnes parties prenantes est essentielle pour une bonne sélection et mise en œuvre d'une solution e-HRM. Les parties prenantes qui sont impliquées peuvent aider à déterminer les besoins en logiciels RH et seront également plus enclines à être un ambassadeur de l'automatisation.
Faire une analyse de rentabilité comme ligne directrice
Une analyse de rentabilité aide à mieux estimer toutes les exigences pour passer à la gestion des ressources humaines en ligne. Vous pouvez donc vous adresser à un fournisseur de logiciels RH en ayant une idée précise de vos besoins et de vos attentes et demander si son produit y répond. Enfin, l'analyse de rentabilité est principalement un outil de mesure permettant de comparer les objectifs proposés aux résultats finaux.
Les processus de GRH se répercutent sur de nombreux aspects au sein d'une entreprise. Grâce à une analyse approfondie, recherchez les processus qui bénéficieraient le plus de la numérisation : il s'agit souvent de processus et de tâches qui impliquent un travail manuel important dans le traitement et/ou la communication des informations. Examinez les points douloureux dans le fonctionnement de ces processus et les solutions de gestion des ressources humaines en ligne et les outils de ressources humaines qui sont sur le marché aujourd'hui.
Impliquer les parties prenantes essentielles dans ce processus
Selon le domaine du processus de GRH qui sera automatisé en premier, vous aurez également besoin de la contribution de diverses parties prenantes. L'implication en temps utile des bonnes parties prenantes est essentielle pour une bonne sélection et mise en œuvre d'une solution e-HRM. Les parties prenantes qui sont impliquées peuvent aider à déterminer les besoins en logiciels RH et seront également plus enclines à être un ambassadeur de l'automatisation.
Faire une analyse de rentabilité comme ligne directrice
Une analyse de rentabilité aide à mieux estimer toutes les exigences pour passer à la gestion des ressources humaines en ligne. Vous pouvez donc vous adresser à un fournisseur de logiciels RH en ayant une idée précise de vos besoins et de vos attentes et demander si son produit y répond. Enfin, l'analyse de rentabilité est principalement un outil de mesure permettant de comparer les objectifs proposés aux résultats finaux.
4. 3 pôles majeurs dans les logiciels RH
Pour structurer le paysage des logiciels RH, nous sommes partis du "parcours de l'employé". Il s'agit de l'expérience totale, depuis la première demande en tant que candidat, en passant par l'emploi en tant que salarié auprès de l'employeur, jusqu'au départ de l'organisation. En fonction du parcours des employés, vous verrez apparaître trois grands groupes de solutions de gestion des ressources humaines en ligne :
- Avant que quelqu'un n'entre en fonction (recrutement et sélection)
Dansce groupe, vous trouverez les outils de suivi des candidats (ATS), qui gèrent l'afflux de candidats. En Belgique, CV Warehouse est un exemple bien connu. Pour la sélection ultérieure des candidats, de plus en plus d'organisations utilisent des tests de sélection et des évaluations (par exemple via Thalento). Des bases de données de postes vacants et des outils de recrutement sont également inclus. Ensemble, ces outils RH permettent de trouver et de sélectionner les bons candidats. - Leslogiciels RH : tout ce qui se passe entre l'onboarding (entrée en service) et l'offboarding (sortie de service)
Dès qu'un employé entre en service, une grande partie de l'administration des RH commence : de la rédaction des contrats à la paie mensuelle. Cette partie est généralement appelée le "côté hard" des RH. Dans ce groupe, on trouve principalement les acteurs traditionnels, tels que les logiciels des secrétariats sociaux, mais aussi beaucoup de nouveaux acteurs dans le domaine de l'enregistrement du temps et de la planification du personnel, qui se concentrent souvent sur une partie spécifique de l'administration des RH (par exemple Online Werkrooster, Beeple, BookU).
Nous sommes à la veille de nombreuses innovations dans ce domaine. Les outils d'administration des RH évoluent de plus en plus vers des outils d'e-GRH. L'analytique RH (par exemple, iNostix), qui fournit des informations utiles sur la base des données RH, occupera également une place plus importante dans ce domaine. - Soft-side of HR software : tout ce qui concerne la culture, le feedback, l'engagement, etc.
Enfin, un cluster prometteur dans lequel beaucoup de choses se passent. Il suffit de penser à :
- Intuo, une plateforme pour l'apprentissage en ligne, l'engagement et la gestion des performances.
- Manual.to, qui permet de distribuer facilement des manuels aux employés.
- Moov-IT, qui travaille sur la promotion de la santé dans les organisations.
Ces outils sont souvent liés à une culture particulière ou à un changement de comportement que les organisations veulent lancer (par exemple, stimuler la santé, l'engagement, l'innovation et/ou une culture plus large du feedback). Et, comme nous le savons, le changement de culture est souvent un grand défi. Nous sommes donc très curieux de voir comment ce groupe va évoluer et comment l'e-HRM peut y jouer un rôle.
5. Les avantages de l'e-HRM
1. Données RH centralisées
Et si toutes les données RH se trouvaient en un seul endroit ?
Données RH numériques et centralisées: Toujours à jour dans un aperçu pratique. HCombien de trafic de courrier et de paperasse éviterez-vous ? Tant le comptable que l'employé des RH pourront travailler plus efficacement, avec beaucoup moins de risques d'erreurs et une meilleure protection des données.
Dans le même temps, l'e-HRM vous permet d'être mieux informé que jamais au niveau C de ce qui se passe dans l'entreprise. Vous recevrez des rapports RH plus précis et plus approfondis, car le comptable et le collaborateur RH disposent de plus de chiffres et de plus de temps pour les analyser.
"L'avènement de l'informatique dans le cloud et des données en temps réel a permis une plus grande flexibilité pour prendre des décisions en temps réel, par opposition à l'examen de ce qui s'est passé au cours du dernier trimestre ou de la dernière année. Vous pouvez déterminer quels employés travaillent le plus ou le moins et obtenir les informations médianes nécessaires pour établir des politiques et aider la C-suite à prendre les décisions relatives à la main-d'œuvre qu'elle doit prendre."
-Nina Chmura, associée principale chez WithumSmith+Brown, Forbes 2017.
Données RH numériques et centralisées: Toujours à jour dans un aperçu pratique. HCombien de trafic de courrier et de paperasse éviterez-vous ? Tant le comptable que l'employé des RH pourront travailler plus efficacement, avec beaucoup moins de risques d'erreurs et une meilleure protection des données.
Dans le même temps, l'e-HRM vous permet d'être mieux informé que jamais au niveau C de ce qui se passe dans l'entreprise. Vous recevrez des rapports RH plus précis et plus approfondis, car le comptable et le collaborateur RH disposent de plus de chiffres et de plus de temps pour les analyser.
"L'avènement de l'informatique dans le cloud et des données en temps réel a permis une plus grande flexibilité pour prendre des décisions en temps réel, par opposition à l'examen de ce qui s'est passé au cours du dernier trimestre ou de la dernière année. Vous pouvez déterminer quels employés travaillent le plus ou le moins et obtenir les informations médianes nécessaires pour établir des politiques et aider la C-suite à prendre les décisions relatives à la main-d'œuvre qu'elle doit prendre."
-Nina Chmura, associée principale chez WithumSmith+Brown, Forbes 2017.
Quelles données RH pouvez-vous centraliser ?
Données personnelles
Toutes les données dont vous avez besoin pour une gestion correcte des RH se trouvent dans un seul profil d'employé. Données personnelles, compteurs de congés, historique des salaires, documents, outils, formations...
Calendrier
Toutes les demandes de congé et les jours de maladie sont affichés dans l'aperçu du calendrier. Ici, les responsables RH ou les chefs d'équipe peuvent tout vérifier et faire rapidement des ajustements avant que tout ne parte au secrétariat social.
Documents
Tous les documents de l'entreprise, depuis les certificats et les fiches de paie jusqu'aux informations sur la gestion des assurances au sein de l'entreprise. Partagez ces documents avec les employés en quelques clics via l'application mobile. Mettez les documents importants de l'entreprise à la disposition de tous les membres de l'organisation. Attribuez des documents individuels aux employés. Et faire signer les contrats numériquement.
Données personnelles
Toutes les données dont vous avez besoin pour une gestion correcte des RH se trouvent dans un seul profil d'employé. Données personnelles, compteurs de congés, historique des salaires, documents, outils, formations...
Calendrier
Toutes les demandes de congé et les jours de maladie sont affichés dans l'aperçu du calendrier. Ici, les responsables RH ou les chefs d'équipe peuvent tout vérifier et faire rapidement des ajustements avant que tout ne parte au secrétariat social.
Documents
Tous les documents de l'entreprise, depuis les certificats et les fiches de paie jusqu'aux informations sur la gestion des assurances au sein de l'entreprise. Partagez ces documents avec les employés en quelques clics via l'application mobile. Mettez les documents importants de l'entreprise à la disposition de tous les membres de l'organisation. Attribuez des documents individuels aux employés. Et faire signer les contrats numériquement.
2. Flux de travail
Lorsqu'une entreprise réussit et se développe, elle a systématiquement besoin de plus de structure. Pour ce faire, on documente souvent les processus récurrents au sein de l'entreprise et on les optimise en flux de travail. Comme ce flux de travail d'intégration :
Celles-ci peuvent facilement être automatisées dans un outil RH. L'E-HRM veillera alors à mettre en place une structure fixe qui reprend tout et l'affiche dans une vue d'ensemble claire, y compris les notifications des tâches non accomplies afin que rien ne soit oublié.
3. Analyse des RH
Avec le logiciel e-HRM, vous pouvez facilement récupérer et analyser les données d'un système RH, ce qui vous permet d'utiliser des méthodes stratégiques pour établir rapidement des liens importants. C'est ce que nous appelons l'analytique RH: combiner les données et les chiffres relatifs aux RH pour créer des perspectives.
Comment l'e-HRM vous aide-t-il dans l'analyse des RH ?
- Reporting opérationnel
Collectez des données (ou des indicateurs RH) sur ce que vous faites de manière claire dans un outil de GRH. Combien de personnes avez-vous embauchées l'année dernière ? Quelle formation les employés ont-ils suivie ? Combien gagne tout le monde ? Le suivi systématique de ces chiffres est la première étape. - Rapports avancés
Prenez l'habitude de suivre les informations qui indiquent comment les choses se passent dans et avec votre organisation. Il existe aujourd'hui des outils RH qui suivent l'évolution jour après jour pour vous. Cela vous évite d'avoir à transférer tous les chiffres dans des rapports. Mesurer par exemple le personnel entrant et sortant, l'absentéisme, les salaires, les coûts... - Analyse stratégique
À l'aide de modèles statistiques, vous apprendrez comment les données RH influent sur d'autres données et vice versa. Vous faites le lien entre les activités du département RH et les résultats de l'entreprise. Par exemple : que me dit le facteur Bradford à propos de l'absentéisme dans mon organisation ?
- Analyse prédictive (analyse prédictive, analyse prédictive des ressources humaines)
Grâce aux statistiques et à l'analyse des personnes plus avancées du logiciel e-HRM, vous pouvez également prévoir ce à quoi vous pouvez vous attendre dans la période à venir. Vous combinez les modèles et les tendances des données avec des modèles qui donnent une vision de l'avenir. Sur la base de ces informations, vous pouvez mieux planifier.
4. Gestion des performances
Suivez de près l'évolution de vos employés et organisez des évaluations de performances à intervalles réguliers. Cela permettra d'accroître l'engagement et de promouvoir une relation plus transparente entre le manager et les employés. Conservez les informations partagées au cours de la discussion dans un outil RH, afin qu'elles ne soient pas perdues. Ainsi, vous pourrez continuer à en récolter les fruits. Grâce à l'e-HRM, vous pouvez par exemple mettre en place un système de RH pour les évaluations de performance, dans lequel vous pouvez conserver les enregistrements des entretiens de performance et les consulter à nouveau.
4. Self Service pour les employés
L'E-HRM permet aux employés de gérer une partie de leurs propres données RH. Grâce aux outils RH qui offrent un self-service pour les employés, ils peuvent ajuster et consulter leurs propres données et leur administration RH. Par exemple, ils peuvent saisir des données personnelles, demander des congés, consulter leur propre paquet salarial et leur fiche de paie, télécharger les documents nécessaires, signer numériquement des contrats et examiner les évaluations de performance. Cela garantit à nouveau une plus grande transparence entre les managers/les RH et les employés. Et en même temps, cela signifie moins de travail administratif pour les RH, ce qui libère du temps pour d'autres processus RH qui peuvent avoir un impact majeur.
Vous vous demandez ce que l'e-HRM peut faire pour votre gestion des ressources humaines ? Nous avons demandé à 291 PME belges quelles étaient les procédures les plus longues et nous avons examiné en détail la manière dont elles sont actuellement exécutées. Il s'est avéré que pas moins de 95% d'entre eux voient des opportunités pour la poursuite de la digitalisation des RH. Vous souhaitez lire le rapport complet ? Téléchargez-le ici gratuitement et découvrez ce que vous pouvez gagner en mettant en œuvre un logiciel RH intelligent.
6. Notre solution e-HRM
Officient est un logiciel de gestion des ressources humaines. Notre outil est principalement orienté vers le paquet SIRH. Cela signifie que nous avons mis au point un système RH qui permet de suivre toutes les informations relatives aux employés dans un seul et même aperçu. Nous proposons ainsi une solution SaaS pour la gestion des ressources humaines dans votre entreprise : un cloud RH ou e-HRM qui suit tout pour vous.
Nous nous concentrons principalement sur l'administration des RH et la paie, en utilisant les données du personnel, un calendrier des congés et des maladies, des documents et des contrats. Mais nous souhaitons également nous concentrer sur l'analyse des RH, car nous sommes convaincus que des données RH centralisées peuvent fournir des informations précieuses.
Nous serions ravis de vous laisser le découvrir par vous-même. Êtes-vous intéressé par l'essai de notre solution e-HRM ? Demandez votre démo ici. Vous préférez d'abord en savoir plus sur l'e-HRM ? Téléchargez notre ebook e-HRM gratuit ici.
Nous nous concentrons principalement sur l'administration des RH et la paie, en utilisant les données du personnel, un calendrier des congés et des maladies, des documents et des contrats. Mais nous souhaitons également nous concentrer sur l'analyse des RH, car nous sommes convaincus que des données RH centralisées peuvent fournir des informations précieuses.
Nous serions ravis de vous laisser le découvrir par vous-même. Êtes-vous intéressé par l'essai de notre solution e-HRM ? Demandez votre démo ici. Vous préférez d'abord en savoir plus sur l'e-HRM ? Téléchargez notre ebook e-HRM gratuit ici.
Tirez le meilleur parti de l'administration des ressources humaines
Officient bv
Brusselsesteenweg 6
B-9050 Ledeberg
VAT NR BE 0680.822.709
