Transport Van Bogaert accélère le processus d'élaboration des contrats journaliers et offre aux employés plus de clarté quant à leurs congés.

Qui est-ce ?

Transport Van Bogaert est une entreprise familiale belge qui aide d'innombrables entreprises à relever leurs défis logistiques. Des transports standard et des livraisons sur les chantiers de construction aux transports exceptionnels. Leurs conducteurs doivent toujours être en mesure de présenter les bons documents au bon moment et il doit y avoir un bon contrôle du planning. Ces défis les ont amenés à utiliser Officient.

Établir et distribuer plus rapidement les contrats journaliers

Ann Segers, généraliste RH chez Transport Van Bogaert, nous en dit plus sur les défis qu'ils ont dû relever pour Officient. Ils travaillent souvent avec des conducteurs retraités pour combler certaines lacunes dans le planning (pour cause de congé ou de maladie). À cette fin, un contrat quotidien doit toujours être établi, ce qui prend rapidement 20 à 30 minutes. Rédigez un document, adaptez les données, imprimez-le, signez-le et faites-en une copie pour le camion lui-même. Elle répétait ce processus jusqu'à 30 fois par mois, ce qui lui coûtait rapidement 13 heures de travail administratif. Avec son expérience en informatique, elle cherchait à améliorer l'efficacité et a atterri chez Officient. Aujourd'hui, elle rédige un contrat en moins de 5 minutes et économise plus de 10 heures par mois en administration. Et les employés en bénéficient également. Diverses lois, tant dans le pays qu'à l'étranger, exigent que les conducteurs aient leurs papiers avec eux, car leur véhicule est leur lieu de travail. Il suffit de penser aux formulaires A1, au détachement France (loi Macron), etc. Grâce à Officient, chaque conducteur dispose au quotidien de tous les documents nécessaires, sans avoir à se trimballer une montagne de papier. Cela s'est avéré très pratique pendant la crise de Corona : les employés pouvaient facilement garder trace des documents concernant le couvre-feu et le passage des frontières.

"Nous réalisons environ 30 contrats journaliers par mois. Avant Officient, il fallait au minimum 20 minutes par contrat : création du document, modification des données, déclaration de la DIMONA, double copie pour sa propre administration et dans le camion, signature. Maintenant, je peux le faire en 5 minutes, donc au lieu de 13 heures par mois, je n'y consacre que 3,5 heures."

Ann Segers

Plus de clarté sur le comptage et l'enregistrement des congés

Il y avait beaucoup d'ambiguïté et de lourdeur à propos des congés. Les employés se sont retrouvés avec des questions sur le nombre de congés dont ils disposaient encore ou sur la date à laquelle ils pouvaient les prendre. En outre, à la fin de l'année, il y avait souvent des discussions sur la date exacte à laquelle le congé avait été pris. Grâce à Officient, tous les employés de Transport Van Bogaert peuvent facilement consulter leurs compteurs et planifier immédiatement leurs congés. La rapidité avec laquelle les congés sont demandés est également une bonne chose pour Ann : au plus vite elle a une vue d'ensemble de qui est en congé et quand, au plus vite elle peut transmettre ces informations au planificateur pour préparer les voyages. En outre, il n'y a jamais de discussion sur le moment où le congé a été pris. Les employés peuvent voir par eux-mêmes quand ils ont été absents pendant l'année.

Les champs supplémentaires sont un avantage

Afin de gagner du temps, Ann a voulu conserver les données personnelles de manière ordonnée. Les champs supplémentaires dans Officient l'aident à le faire. Elle peut ajouter des données récurrentes, comme les cartes d'identité et les permis de conduire des conducteurs, dans les champs supplémentaires de l'outil. De cette façon, elle peut simplement trouver toute la documentation dans le profil de l'employé.