Forum Jobs, qui connaît une croissance rapide, centralise l'administration des RH qui était éparpillée sur des papiers, des feuilles de calcul et des boîtes aux lettres.

Qui est-ce ?

Forum Jobs est un groupe d'emploi temporaire en pleine croissance, basé à Roulers. Ils s'attachent à mettre en relation les employés et les employeurs de manière humaine et avec une vision à long terme. Avec 4 500 intérimaires par jour, une équipe de 200 employés et 48 bureaux répartis dans toute la Flandre, la nécessité de numériser leur administration des RH s'est rapidement imposée.

Paie et autres

Forum Jobs recherchait spécifiquement un logiciel pour optimiser l'administration de ses salaires, mais avec Officient, ils ont trouvé bien plus. Il y a eu un déclic immédiat entre les besoins de Forum Jobs et l'offre d'Officient. Il existe également une solution pour les demandes de congés, les notes de frais et les évaluations. Cet outil permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'accroître l'efficacité de l'équipe RH. "En outre, il est également convivial pour nos employés. L'application libre-service leur donne plus d'autonomie et de responsabilité. Cela garantit une meilleure coopération et une plus grande implication dans le domaine des RH.

Nous utilisions beaucoup le papier pour nos processus RH, mais à un moment donné, ce n'était plus possible. Soit nous devions déployer une armée de personnes pour traiter ce flux de papier, soit nous devions numériser nos processus RH.

Yana Vandekerkhove

Responsabiliser les employés

Les congés sont gérés à Forum Jobs via Officient avec des compteurs de congés automatiques. "Les employés savent à tout moment combien de jours de congé il leur reste. Les absences sont automatiquement transmises à notre système de paie, ce qui réduit considérablement le travail manuel", explique Yana Vandekerkhove. L'arborescence qui approuve ou rejette les demandes est facilement ajustable, de sorte que les RH restent toujours aux commandes. "La numérisation des demandes de vacances était l'objectif principal", explique Yana Vandekerkhove, mais d'autres problèmes ont également été résolus. La gestion des dépenses, par exemple, était sur sa liste de choses à faire depuis un certain temps. "Nos employés soumettaient encore leurs dépenses de manière traditionnelle, via un reçu qui finissait en pièce jointe d'un e-mail adressé au service comptable. Puis il a dû collecter tous les accords. Ce n'est qu'alors que les dépenses pouvaient être payées. Avec Officiënt.io, le nombre d'étapes et les nombreuses pièces jointes aux e-mails sont sérieusement réduits."